Lotus Notes для пользователя

Илья Евсеев


Содержание

1. Что такое Lotus Notes?
Пример 1: документооборот. Автоматическое поведение документов
Что такое СУБД?
Первое достоинство: уменьшение размера и увеличение связности
Второе достоинство: ускорение работы в сети
Третье достоинство: обеспечение совместной работы
Дополнительные термины
Пример 2: телефонная книга. Распределённое хранение
Пример 3: личные дела. Меняющийся состав сведений
Вариант 1: хранение в текстовых документах Microsoft Word
Вариант 2: хранение в реляционной БД
Резюме
2. Использование Lotus Notes в УЦВТ
Компоненты сети Notes
Усовершенствования
Сетевые каталоги
Что требуется от пользователя?
Как и зачем используется сетевой диск N:?
Что из себя представляет команда «go!» ?
3. Пользовательский интерфейс
Пароли Notes
Часто задаваемые вопросы
Структура главного окна
Панель закладок
Булавка
Начальная страница
Открытие баз
Использование клавиатуры
Рабочее пространство в стиле Notes версии 4.x
4. Публичная Адресная Книга
Как выглядит окно базы данных
Панель состояния
Содержание Публичной Адресной Книги
Чтение документов
Панель операций
Способы запуска команд в Notes
Чтение оглавлений
Правила формирования оглавлений
5. Почта
Как открыть Почтовый Ящик
Редактирование письма
Адреса получателей
Поля в диалоговом окне выбора адресов
Отправка письма
Уведомления о приходе почты
Разделы почтового ящика
Группы документов
Панель операций Почтового Ящика
Корзина
Оглавления разделов
Параметры доставки
Панель переключателей
Пользовательские папки
Разделы: папки и представления
Бланки
Правила автоматической обработки входящей почты
6. Встроенный редактор
База типа Личный журнал
Повторное открытие редактора
Типы текстовых полей
Блоки текста, буфер обмена
Поля Панели состояния
Оформление текста
Плавающее Окно свойств
Стили
Разбиение на абзацы
Списки
Сворачиваемые разделы
Таблицы
Поиск и замена
Данные из внешних источников
Рекомендации по выбору
Ссылки
Дополнительные элементы
7. Электронные форумы и доски объявлений
Формальное описание
База типа Библиотека документов
База типа Библиотека MS Office
Содержание разделов
Вертушки и отступы в оглавлении
Категории
Рецензирование
Панель операций в окне редактирования документа
Ответы
8. Подсказки и поиск
Поиск в базе
Индексирование
Сложный поиск по базе
Поиск по множеству баз
9. Права доступа
ACL
Группы пользователей и компьютеров
Пример назначения ACL
Права пользователя
Ограничение доступа к элементам базы
Управление доступом к оглавлениям
Управление доступом к отдельным документам
Управление доступом к документам по их типу
Роли
Доступ к локальным базам
Заключение
10. Репликация
Определение, принцип действия, обоснование необходимости
Создание и инициализация новых реплик
Синхронизация реплик
Первая и последующие репликации
Фоновый и монопольный режим
Репликатор
Параметры репликации, хранящиеся в Notes
Проверка прав доступа
Репликация по расписанию
Списки реплицирования для разных мест вызова
Исключение из списков реплицирования
Параметры репликации, хранящиеся в базе
Конфликты
Создание реплики без связи с исходным сервером
Создание реплики на целевом сервере
Внутренние двоичные имена баз и документов
Перенос реплик в виде файлов
11. Календарь и поручения
Детали оформления
Создание календарной записи
Форма редактирования
Оповещения
Повторения
Рассылка приглашений
Что делать при получении приглашения
Автоматические ответы
Задачи и поручения
Настройка конфигурации
Какой смысл в таком разнесении настроек?
В каком виде хранятся настройки в ПЯ?
Какие сведения хранятся в профиле ПЯ?
Коллективный календарь
Резервирование ресурсов
Состав данных в базе резервирования
12. Шифрование и подпись
Постановка задачи
Личный шифр пользователя
Вспомогательные симметричные шифры
Размещение настроек, связанных с шифрацией
Шифрация почты
Почему шифрация входящей почты настраивается не в настройках Notes, а в Публичной АК ?
Шифрация трафика
Сетевые протоколы аппаратного, системного и прикладного уровня
Шифрация баз
Шифрация документов
Коллективные шифры
Создание и хранение шифров
Распространение ключей
Использование ключа
Сравнение коллективного и личного шифрования документов
Аутентификация с использованием личного ключа
Сертификаты
Кросс-сертификаты
13. Настройка рабочей станции
Расположение настроек – общая схема
Правила поиска notes.ini
Состав данных в Notes.ini
Личная АК
Контакты
Подключения
Места вызова
Мобильная АК
Маршрутизатор
ECL
Закладки
Прочие персональные базы
Подписки
Личный Web-навигатор
Notes Minder
14. Интеграция Notes в Интернет
Важные понятия сети Интернет
Авторизация в сети Интернет
Защищённый вариант
Классический вариант
Доступ из Интернет-клиентов к данным на сервере Domino
Почта
Wеб-интерфейс к базам данных
Web-mail
Новости
Адресные книги
Доступ к Интернет-сервисам из Lotus Notes
Учётные записи в Личной АК
Web-страницы
Почта
Новости
Адресные книги
Доступ в Интернет через шлюз на сервере Domino
Web-страницы
Почта
Новости
Адресные книги

Список иллюстраций

3.1. Структура окна Lotus Notes
4.1. Панель состояния Notes
5.1. Иконки для входа в Почтовый Ящик
5.2. Пример создания нового представления
9.1. Права доступа Публичной АК УЦВТ
10.1. Создание локальной реплики коллективной базы
10.2. Реплицирование выбранной базы
10.3. Выбор режима репликации
12.1. Упрощенная схема движения почтовых сообщений
12.2. Опции защиты почты в глобальных настройках Notes
12.3. Опции защиты в параметрах почтового сообщения
12.4. Опции защиты входящей почты в учётной записи в Публичной АК

Список таблиц

12.1. Варианты шифрозащиты почтовых сообщений
12.2. Сравнение шифрации трафика с шифрацией почты

Глава 1. Что такое Lotus Notes?

Lotus Notes – это система автоматизации документооборота.

В нашем распоряжении имеется большое количество программ, предназначенных для подготовки документов: текстовые процессоры, электронные таблицы, и т.д.; для хранения совместно используемых документов применяются серверы файлов и баз данных. Попробуем на примерах показать, какую нишу среди существующих программ занимает продукт фирмы Lotus.

Пример 1: документооборот. Автоматическое поведение документов

Представим себе следующую ситуацию: работник пишет заявление об уходе в отпуск. На заявлении ставит визу начальник отдела, затем бухгалтер отдает распоряжение кассиру, кассир заполняет квитанцию на отпускные и выдаёт её работнику вместе с деньгами.

Предположим, что для подготовки документов используется 1C:Бухгалтерия. Она содержит в себе все предусмотренные ГОСТ'ами формы, заполнить которые – дело нескольких минут. Однако при этом каждый из участников цепочки, перед тем как подготовить документ для следующего участника, должен:

  • получить документ от предыдущего участника;
  • проверить правильность заполнения;
  • вручную запустить программу подготовки документов;
  • создать новый документ, самостоятельно выбрав для него нужную форму-заготовку.

При этом следует учитывать ситуации следующего рода:

  • при отказе начальника отдела поставить визу заявление возвращается сотруднику;
  • бухгалтер или кассир могут отказать в выплате отпускных по причине временного отсутствия наличных денег в кассе;
  • если количество отпускных дней превышает оплачиваемый максимум, лишние дни оформляются сотруднику за собственный счёт с соответствующим уведомлением.

Фактически, в повседневном делопроизводстве мы имеем дело с двумя соприкасающимися классами задач:

  • подготовить документ нужного содержания и внешнего вида;
  • обеспечить пересылку документов между пользователями по заданным маршрутам; отслеживая появление одних документов, автоматически создавать другие документы и автоматически же заполнять их содержимым полностью или частично.

Электронные таблицы, текстовые процессоры и т.д. обслуживают первый класс задач. Однако второй класс задач также может быть формализован и автоматизирован. Он называется workflow automation («автоматизация управления потоками работ»). Класс программного обеспечения, занимающийся решением таких задач, обозначается термином Groupware («технологии для совместной работы», по аналогии с software). Lotus Notes™ является не единственным, но наиболее популярным и универсальным программным продуктом этого класса ПО. Кроме того, значительной популярностью пользуются также системы Microsoft Outlook/MS Exchange Server™ и Novell GroupWise™.

Как правило, приложения GroupWare объединяют в себе свойства клиент-серверной СУБД и почтовой системы.

Что такое СУБД?

Термин СУБД расшифровывается как «система управления базами данных». Это программа или комплекс программ, предоставляющих по сравнению с обычной файловой и операционной системой некий дополнительный набор действий по хранению, поиску и изменению информации. Информация хранится в файлах, именуемых базами данных.

Первое достоинство: уменьшение размера и увеличение связности

Представим, что вам нужно хранить набор записей о куплях/продажах. Если вы ведёте список продаж и покупок вручную в текстовом файле, то наименование каждого товара, поставщика и покупателя, как правило, придётся указывать многократно. Возможные ошибки ввода при этом будут приводить к рассогласованию сведений.

В базе данных названия товаров, покупателей и поставщиков могут быть сохранены по отдельности в независимых таблицах, в которые каждое название заносится ровно один раз. Главная таблица вместо соответствующего названия содержит его порядковый номер во вспомогательной таблице. СУБД сводит в отчёте для пользователя все данные воедино автоматически.

Базы данных, которые состоят из набора таблиц с фиксированным составом полей, причём вместо непосредственного значения элемента в поле может быть указана его координата в другой таблице, называются реляционными. Выполняемый составителем реляционной базы процесс разбиения данных на взаимосвязанный набор таблиц называется декомпозицией или приведением в нормальную форму.

Примером реляционной СУБД является Microsoft Access™.

Второе достоинство: ускорение работы в сети

Допустим, пользователю на рабочей станции требуется найти среди данных на сервере строку заданного образца. Если данные хранятся в простых файлах и для доступа к ним используется сетевая ФС (файловая система), то файл (вручную или автоматически) будет скопирован с сервера на рабочую станцию, после чего на рабочей станции и будет произведён собственно поиск. Какая составляющая приведённой последовательности займёт наибольшее время? Ответ: копирование файла по сети. Более того, сетевые пересылки разных пользователей будут тормозить друг друга и тем самым замедлять скорость работы всё сильнее и сильнее.

Вместо этого предложим следующую схему. Во-первых, разместим на компьютере-сервере программу, которая будет непосредственно на сервере выполнять поиск запрашиваемого образца. Во-вторых, разработаем язык (протокол), на котором она будет получать с рабочей станции запрос на поиск образца в базе данных, и на котором будет посылать в ответ результат поиска. В-третьих, пользовательский интерфейс на рабочей станции переработаем таким образом, чтобы поиск данных на сервере осуществлялся не в виде обращения к файлам, а в виде формулирования запроса на нашем языке, отправке его на сервер, приёме ответа и его обработке.

В этой схеме за счёт переноса операции поиска с рабочей станции на сервер исчезает необходимость пересылки исходных данных через сеть. Теперь по сети пересылаются только запрос и результат операции, которые очевидно будут иметь существенно меньший объём, чем исходный файл. Следовательно, скорость работы возрастёт тем сильнее, чем больше исходные данные и медленнее сеть. Побочным эффектом является увеличение нагрузки на процессор и ОЗУ сервера (поскольку это он теперь обязан производить вычисления) и уменьшение нагрузки на процессор и ОЗУ рабочей станции (поскольку теперь она не вычисляет результат самостоятельно, а получает его в уже готовом виде извне).

Наиболее популярными языками для связи между клиентом и сервером реляционных БД являются язык SQL (Structured Query Language, «Структурированный язык запросов») и протокол ODBC (Open Database Connectivity, «открытый метод подключения к базам данных»). Как правило, нечто называют языком, если его конструкции имеют читабельный вид, могут быть записаны и расшированы вручную. Если нечто имеет двоичный вид, используется только для связи между программами, его называют протоколом. Впрочем, предложенная градация весьма условна: в отличие от ODBC, многие сетевые протоколы имеют читабельный синтаксис.

Ещё одной конструктивной особенностью СУБД, ускоряющей работу с хранящейся в базах данных информацией по сравнению с информацией в простых файлах, является наличие в них дополнительных служебных сведений – индексов. Индексом называют последовательность номеров записей в базе, отсортированную по тому или иному критерию. Такие часто используемые операции, как вывод отсортированного оглавления или поиск, вместо чтения всего содержимого базы или отдельной таблицы могут быть сведены к чтению соответствующего индекса. Поскольку номера в индексе, в отличие от записей в базе, упорядочены и имеют фиксированный небольшой размер, поиск по индексу занимает существенно меньше времени, чем непосредственно по содержимому базы. Как правило, СУБД создают и используют индексы автоматически.

Третье достоинство: обеспечение совместной работы

Если текстовый файл с данными хранится на файл-сервере, то попытка редактировать его с двух и более рабочих мест одновременно, скорее всего, приведёт к его порче. Однако если данные хранятся в базе и изменения производятся через т.н. сервер БД, сервер берёт на себя обязанность по сохранению целостности данных: например, одновременные попытки изменить одну и ту же запись блокируются, а для разных записей – разрешаются и корректно производятся.

СУБД, хранящая базы данных в файлах на диске, называется настольной или локальной.

Другая разновидность СУБД, клиент-сервер, состоит из двух программных компонент, взаимодействующих друг с другом через сеть:

  • программа-сервер БД работает на компьютере-сервере и управляет базами по запросам программ-клиентов;
  • программы-клиенты выполняются на рабочих станциях, отправляют запросы на сервер и осуществляют диалог с пользователем.

Дополнительные термины

Если СУБД умеет хранить в базах не только данные, но и поведение для их обработки, записываемое на неком языке программирования, такую СУБД называют объектной.

Lotus Notes является объектной СУБД с архитектурой клиент-сервер. [1] Серверная часть имеет имя собственное Lotus Domino. Клиентская часть не имеет отдельного имени. Помимо работы с сервером, она умеет работать как настольная СУБД.

Пример 2: телефонная книга. Распределённое хранение

Представим себе учреждение, которое состоит из нескольких филиалов, в том числе имеет филиалы в других городах. Примером такого учреждения является УЦВТ – Учебный центр вычислительной техники. Компьютерная связь осуществляется по стандартным телефонным линиям. На сервере, обслуживающем главный филиал, хранится файл с телефонами сотрудников (электронная таблица, простая база данных или текстовый документ). У сотрудников должна быть возможность:

  • пользоваться телефонной книгой (ТК);
  • вносить в неё дополнения и исправления.

Все возможные решения представляют собой компромисс между оперативностью и снижением денежно-временных затрат на связь. Абсолютно тупиковым является «бескомпромиссный» вариант, когда ТК хранится только на центральном сервере и для каждого её использования извне требуется устанавливать телефонное соединение с главной площадкой.

Если же пользователь время от времени копирует телефонную книгу к себе на компьютер (через Internet, прозванивается напрямую, приносит на дискете), его копия книги периодически устаревает и нуждается в обновлении. Он должен сам заботиться о своевременном обновлении личной копии, а также о поиске оптимального пути для такого обновления. Например, сотрудникам, работающим в другом городе, имеет смысл договориться, что ездить на главную площадку или прозваниваться по междугородней связи модемом на центральный сервер будет кто-то один из них, а остальные сотрудники, если только им не придется ехать/звонить на главную площадку по другим делам, будут забирать свежии копии у него.

Наряду с этим имеет место и встречное движение: сотрудники заносят в ТК новые сведения (например, телефоны клиентов), удаляют ненужные записи и исправляют неверные. Они изменяют свои собственные копии ТК, из которых изменения так или иначе должны попасть в центральный экземпляр ТК на главном сервере.

СУБД, которая нужна нам для решения этой задачи, должна уметь распространять вносимые в базу данных изменения от центрального сервера (возможно, через промежуточные серверы) к конечным пользователям и обратно (через локальную сеть, коммутируемые и постоянные внешние соединения, и т.д.).

Пусть два компьютера устанавливают соединение, чтобы синхронизировать свои экземпляры ТК. В этот момент должны быть выполнены следующие действия:

  • если документ был добавлен или изменён в экземпляре A,
    он должен быть скопирован в экземпляр B; и наоборот;
  • если документ был удалён из экземпляра A,
    он должен быть удалён из экземпляра B; и наоборот;
  • если над одним и тем же документом были совершены несовместимые действия (например, отредактирован и в базе A, и в базе B), оба изменения должны быть запомнены в обоих экземплярах ТК для последующего ручного редактирования рассогласований.

Описанный механизм синхронизации содержимого реализован в Lotus Notes. Он получил название репликация (replication). Копия, снятая с исходной базы данных, называется реплика (replica). [2] Процесс снятия копии называется реплицирование. СУБД, умеющую создавать, синхронизировать и использовать более одного экземпляра данных на разных компьютерах сети, принято называть распределённой.

Пример 3: личные дела. Меняющийся состав сведений

Предположим, что нам необходимо в электронном виде хранить личные дела сотрудников. Рассмотрим два полярных решения: хранение в текстовых документах и в реляционной (табличной) базе данных.

Вариант 1: хранение в текстовых документах Microsoft Word

Достоинство: в таком документе может храниться самая произвольная информация – текст с произвольным форматированием, изображения, внедренные документы и проч. Можно в зависимости от текущих пристрастий выбирать состав данных для создаваемых документов и менять его для уже существующих: в одних есть фотография сотрудника, в других она отсутствует, и т.д.

Недостаток: отсутствие чёткой структуры делает такие данные малопригодными для автоматической обработки. Например, как по множеству документов с личными делами построить список сотрудников, родившихся в текущем месяце?

Вариант 2: хранение в реляционной БД

Личные дела являются записями в таблице.

Достоинство: информация полностью структурирована, её легко обрабатывать.

Недостаток: реляционная база требует тщательного предварительного планирования. Неоптимально выбранный набор таблиц и связей, как правило, приводит к неприемлемому падению скорости работы и усложняет все дальнейшие изменения, вплоть до необходимости полной переделки структуры базы заново.

Ещё один недостаток: cуществующие серверы баз данных, как правило, плохо работают с полями, содержащими смешанную информацию: текст с форматированием, изображения, внедренные объекты, гиперссылки и т.д. В лучшем случае, сервер рассматривает такие поля как имеющие тип BLOB (двоичный объект большой длины), т.е. не делает никаких предположений о содержимом поля. Из-за этого, например, затруднен поиск текста в таком поле.

Выход заключается в использовании документо-ориентированной СУБД – Lotus Notes.

Lotus Notes – это документо-ориентированная СУБД:

  1. Если реляционная БД состоит из фиксированного набора таблиц, таблицы – из записей, а записи – из фиксированного набора полей, то в Notes БД состоит из документов, а документы - из полей. Документы внутри базы могут иметь неодинаковый набор полей. В существующем документе разрешается создавать новые поля или удалять существующие.
  2. Для хранения и обработки смешанной информации поддерживается специальный тип поля: Rich text. [3]
  3. Описание структуры каждого документа запоминается вместе с его данными, и это, с одной стороны, позволяет программно разбирать его содержимое; с другой стороны, позволяет по мере необходимости менять структуру для создаваемых документов, не затрагивая уже существующие.

Недостатки документо-ориентированности заметны тем более, чем более структурированы по своему смыслу хранимые в базе сведения:

  • база занимает больше места на диске и в ОЗУ;
  • ... и медленнее обрабатывается.

Поэтому говорят, что традиционные СУБД предпочтительны для хранения и обработки информации, а Lotus Notes предназначен для хранения и обработки знаний в целом.

Резюме

Lotus Notes & Domino – это распределённая объектная документо-ориентированная клиент-серверная СУБД в сочетании с почтовой системой. Помимо встроенных операций для работы с почтой, персональным и групповым календарём, заготовок для организации дискуссионных форумов, она предоставляет возможности по созданию специализированных баз - «рабочих потоков», или «workflow», в которых документы имеют настраиваемый внешний вид, состав полей и программируемое поведение. Перечисленный набор характеристик делает Lotus Notes оптимальным средством для перевода традиционного «бумажного» документооборота в электронный вид.



[1] Для связи по сети Lotus Notes/Domino использует собственный неопубликованный протокол Notes RPC (Notes Remote Procedure Call), не имеющий отношения ни к SQL, ни к ODBC.

[2] Здесь важно упомянуть о том, что все операции с базами в Lotus Notes надёжно защищены правами доступа, но подробнее о механизме прав доступа мы поговорим позднее.

[3] Поле типа Rich text предназначено для хранения форматированного текста, изображений, внедренных объектов, гиперссылок, вложенных файлов и т.д.

Глава 2. Использование Lotus Notes в УЦВТ

Компоненты сети Notes

Итак, программное обеспечение Lotus Notes состоит из двух составных частей: клиента и сервера. Клиентская часть называется так же, как и система в целом: Notes. У сервера Notes есть свое имя собственное: Domino, хотя можно говорить и «сервер Notes».

В настоящее время в УЦВТ используется пятая версия Lotus Notes, сокращённо обозначаемая «R5» («Release 5»).

На каждой площадке УЦВТ инсталлируется как минимум один сервер Domino. Как правило, этому компьютеру присваивается сетевое имя (адрес) NotesSrv. Notes автоматически инсталлируется на рабочих местах по мере необходимости (см. ниже).

Поводом для путаницы является то, что термином «сервер» обозначают и программы, и компьютеры. Так вот, Lotus Domino – это название программы-сервера, а NotesSrv – название (сетевое имя, сетевой адрес) компьютера-сервера, на котором запущена программа Domino.

Notes умеет работать с базами данных: а) расположенными в файлах – через соответствующие подпрограммы Windows; б) расположенными на сервере – устанавливая сетевые соединения с серверами Domino. Все базы, которые читаются из файлов, с точки зрения Notes считаются локальными, даже если эти файлы хранятся на файловом сервере, т.е. доступ к ним все равно организуется через сеть, но не средствами самого Notes, а средствами операционной системы.

Как правило, одна база данных Notes хранится в одном файле, имеющем расширение NSF (Notes Storage Facility, «Средство хранения заметок»).

Усовершенствования

В УЦВТ автоматизированы следующие рутинные операции:

  • инсталляция Notes на рабочей станции;
  • регистрация пользователей, проводимая системным администратором на сервере Domino;
  • первый вход пользователя в систему.

Кроме того, сняты существующие в Notes ограничения:

  • на одном рабочем месте может работать ровно один пользователь;
  • один пользователь может работать в сети Notes только с того рабочего места, с которого зашел в сеть впервые.

Чем обусловлены эти ограничения? В момент первого входа пользователя на локальном диске рабочей станции создаются (или переносятся с сервера Domino) личные файлы этого пользователя. Если пользователь попытается войти в сеть с другого рабочего места, там этих файлов, естественно, уже не окажется. Если другой пользователь впервые входит в сеть с чужого рабочего места, его файлами будут затерты уже существующие. Поэтому программистам УЦВТ потребовалось решить следующие задачи:

  • файлы разных пользователей сразу после создания должны автоматически разноситься по разным каталогам - тогда за одним компьютером смогут работать разные пользователи;
  • пользовательские каталоги должны находиться не на локальном диске, а на сетевом - тогда один пользователь сможет работать за разными компьютерами.

Сетевые каталоги

На каждом компьютере-сервере Domino в УЦВТ, помимо собственно программы-сервера Domino, запущена также программа-сервер службы доступа к файлам и принтерам сети Microsoft (т.н. файл-сервер). Файл-сервер предоставляет доступ к ряду каталогов на диске /компьютера-/сервера:

  • под именем Users экспортируется каталог, в котором находятся личные каталоги пользователей;
    на рабочих местах он автоматически подключается как сетевой диск N: ;
  • под именем Scripts экспортируется каталог с утилитами автоматизации, в частности, с командой go! ;
  • под именем RusNotes экспортируется каталог с дистрибутивом Lotus Notes.

Что требуется от пользователя?

Одно из двух:

  • когда пользователь впервые садится работать с Notes за данный компьютер, он должен запустить Notes командой \\NotesSrv\Scripts\go! ;
  • если пользователь уже работал в Notes с данного рабочего места, Notes запускается ярлыком «Lotus Notes for Ваше_Имя», расположенным в папке N:\Ваше_Имя.

Это всё. Команда go!:

  • проверит наличие Notes на рабочем месте и при необходимости инсталлирует Notes;
  • подключит сетевой диск N: ;
  • поправит настройки Windows и Notes для корректной поддержки русского языка;

...и далее, если пользователь запускает Notes впервые не только на конкретном рабочем месте, а в пределах локальной сети вообще:

  • настроит связь с сервером Domino;
  • создаст и перенесёт на сетевой диск пользовательские базы;
  • исправит настройки в персональном файле NOTES.INI таким образом, чтобы данные пользователя Notes загружал отныне не из каталога по умолчанию (D:\NOTES\DATA), а из персонального каталога «Ваше_Имя», расположенного на сетевом диске N: ;
  • скопирует NOTES.INI в персональный каталог на сетевом диске;
  • создаст в персональном каталоге ярлык для запуска Notes с этим NOTES.INI.

Как и зачем используется сетевой диск N:?

Вопрос: зачем нужен сетевой диск и использование сети Microsoft, если Notes умеет самостоятельно работать с сетью и может соединиться с сервером Domino, работающим на том же самом компьютере, где находятся перемещенные с рабочей станции пользовательские файлы?

Ответ: некоторые данные Notes умеет читать только из файлов. К их числу относятся:

  • NOTES.INI – конфигурационный файл с настройками;
  • USER.ID – файл с цифровой подписью пользователя;
  • Desktop5.dsk – хранитель содержимого Рабочей области.
Кроме того, база «Персональная Адресная Книга» (другое название: «Личная АК») и база «Системный Журнал» нужны Notes сразу после запуска, в т.ч. и для того, чтобы Notes получил настройки для работы с сетью и установки связи с сервером Domino. Чтобы перечисленные файлы можно было переместить с локального диска на диск сервера, и требуется служба доступа к файлам сети Microsoft:
Стандартная схема Схема УЦВТ

Вопрос: что заставляет Notes искать персональные файлы пользователя не в каталоге по умолчанию, а в пользовательском каталоге на сетевом диске?

Ответ: ярлык запуска «Lotus Notes for Ваше_Имя» в каталоге N:\Ваше_Имя . В нём явно, в качестве аргумента, передаваемого программе D:\NOTES\notes.exe в командной строке, указан полный путь к пользовательскому NOTES.INI.

Что из себя представляет команда «go!» ?

Это ярлык к утилите init5.vbs, расположенной в том же каталоге. Утилита Init5 написана в УЦВТ для замены стандартной инициализации рабочего места Lotus Notes: во-первых, вся инициализация производится ею без участия пользователя в полностью автоматическом режиме; во-вторых, часть параметров рабочего места настраивается в специфичной для УЦВТ конфигурации.

Домашняя страница Init5 расположена в Internet по адресу http://www.evseev.ucvt.ru/e.nsf/Alldocs/init5.

Глава 3. Пользовательский интерфейс

Упражнение 3.1

Запустите Notes.

Пароли Notes

Для работы в Notes пользователю выдается пароль. В зависимости от версии, Notes запрашивает его перед показом заглавной страницы, после показа заглавной страницы или при первом обращении к данным:

Окно ввода пароля

Часто задаваемые вопросы

Вопрос: что это за значки в левой части окна, и почему они меняются по мере ввода пароля?

Ответ: значки имеют чисто декоративное значение. Не обращайте внимания.

Вопрос: почему при нажатии на одну клавишу в строке ввода появляется не один символ, а несколько?

Ответ: Notes, имитируя нажатия на клавиши, посылает дополнительные символы, чтобы посторонние программы не могли подсмотреть то, что вводит пользователь. Это одна из форм защиты от взлома.

Вопрос: почему Notes пишет, что я ввел(а) неверный пароль? Я все набрал(а) правильно!

Ответ: вводите пароль, в точности соблюдая регистр букв. Проверьте, что не нажата клавиша CapsLock и текущая раскладка клавиатуры выбрана правильно.

Вопрос: почему Notes требует от меня пароль каждые 5 минут?

Ответ: потому что это задано в ваших настройках. В меню Notes выберите пункт Файл->Параметры->Параметры настройки.... Откроется следующее окно:

Параметры настройки Notes

Отредактируйте поле «Блокировать учётную запись после __ минут простоя». Имеется в виду, что Notes требует вводить пароль заново, если в течение указанного времени пользователь не дотрагивался до клавиатуры и мыши. Если оставить это поле пустым, блокировка будет отключена. Отключать блокировку рискованно, если имеют место три обстоятельства:

  • во время работы с Notes вы отходите от компьютера и за него может сесть посторонний;
  • в Windows не настроен или не защищен паролем хранитель экрана;
  • перед тем, как отлучится, вы не имеете привычки нажимать в окне Notes клавишу F5.

Клавиша F5 блокирует пароль немедленно. То же самое делает пункт меню Файл->Сервис->Заблокировать учётную запись.

Вопрос: какой пароль нужно вводить, когда я работаю с сервером Domino через Web-браузер, например, через Internet Explorer?

Ответ: тот же самый. То есть он может и отличаться от пароля Notes, если вы сами отредактируете его в Публичной Адресной Книге, но изначально оба ваших пароля – и для доступа из Notes, и для доступа через Web-браузер – одинаковы.

Вопрос: Почему при запуске Notes я должен вводить пароль, если при входе в Windows я его уже вводил, и системе известно, кто я такой?

Ответ: Имя и пароль Notes не имеет никакого отношения к тому имени и паролю, с которым вы входите в сеть Microsoft, потому что Windows и Notes имеют раздельные списки пользователей, и соответственно, раздельные пароли. Тем не менее, в Windows 2000 можно настроить Notes в момент установки таким образом, чтобы пароль Windows автоматически использовался при входе в Notes. Для этого оба пароля должны быть сделаны одинаковыми.

Структура главного окна

Наряду со стандартными элементами оформления, имеющимися у каждого приложения Windows, окно Lotus Notes содержит ряд оригинальных элементов.

Рисунок 3.1. Структура окна Lotus Notes

Структура окна Lotus Notes

Строка меню и Панель инструментов не нуждаются в особых пояснениях. Если Панель инструментов отсутствует, проверьте настройки: меню Файл->Параметры->Параметры панели инструментов..., переключатель «Отобразить: Панель инструментов».

Панель окон содержит кнопки для каждого из дочерних окон, открытых внутри главного окна Notes. В этом смысле её назначение аналогично панели задач Windows: показ заголовков открытых баз и документов, и быстрое переключение между ними. Кроме того, при наведении курсора мыши на кнопку дочернего окна на ней дополнительно выводится кнопка закрытия:

Панель окон

Несколько дополнительных фактов:

  • У домашней страницы, кнопка которой выводится на Панель окон крайней слева, кнопка закрытия отсутствует.
  • Щелчок по графической метке «notes» справа загружает в Web-браузер заглавную страницу сайта фирмы Lotus: www.notes.net.
  • Некоторые базы могут открываться не в дочерних окнах, а в независимых. Соответственно, отметки о них выводятся на панель задач Windows и не выводятся на Панель окон Notes. Примером такой базы может служить «Стандартная справка».

Панель навигации содержит набор кнопок, аналогичных кнопкам стандартного Web-браузера:

Панель навигации

  • вернуться к предыдущему просмотренному документу;
  • вернуться к следующему среди просмотренных документу;
  • остановить загрузку документа;
  • перечитать текущий документ;
  • искать в документе/адресной книге/Интернете;
  • открыть Web-страницу.

Панель состояния («Status Bar») подробно описывается в следующей главе.

Всё пространство главного окна, незанятое панелями, отводится окну текущей базы или документа.

Панель закладок

Все свои данные (пользовательскую информацию, адресные книги, почтовые ящики, подсказки и т.д.) Lotus Notes хранит в базах данных. Это отличает Notes от большинства приложений, которые используют для разных типов данных разные способы хранения: для настроек – реестр, для подсказок – HLP-файлы и т.д. База хранит в себе произвольное множество документов. Для их просмотра в базе могут существовать одно или несколько оглавлений.

Соответственно, на Панель закладок вы можете помещать закладки баз данных, конкретных оглавлений и конкретных документов. Закладки могут находиться непосредственно на Панели, а также в папках, в том числе, во вложенных. По умолчанию на Панели закладок присутствуют следующие папки: «Избранные закладки», «Базы данных», «Дополнительные закладки», «Ссылки Internet Explorer».

Помимо баз данных, Lotus Notes умеет обращаться к Web-страницам и конференциям Usenet. В зависимости от настроек, загрузка Web-страниц производится:

  • через Internet Explorer, загружаемый внутри окна Notes посредством механизма OLE;
  • через встроенный Web-браузер Notes;
  • через произвольный внешний Web-браузер, запускаемый как независимое приложение в отдельном окне.

Соответственно, на Панель закладок вы можете помещать закладки Web-страниц и Usenet-конференций.

Существует два способа добавить новую закладку:

  • перетащить кнопку с Панели окон на Панель закладок;
  • нажать кнопку «Закладка...» в окне «Открытие базы данных...».

Упражнение 3.2. Создание закладок

Добавьте в Панель закладок закладку базы «Справка Notes 5»,
создав для неё отдельную папку «Подсказки».

Примечание: на Панели закладок и во вложенных папках может быть несколько разных закладок для одного и того же документа, базы, оглавления или Web-страницы. Следите, чтобы не было лишних копий!

Упражнение 3.3. Создание закладок Web-страниц

  1. Создайте в папке «Избранные закладки» папку «Web-страницы».
  2. Поместите туда закладку Web-сайта УЦВТ.
  3. Поменяйте значок для этой закладки.

Упражнение 3.4

Переместите закладку сайта УЦВТ в папку «Дополнительные закладки».

Примечание: заметьте, что перетаскивать из папки в папку можно только закладки, но не папки!

«Булавка»

Окно для открываемых с Панели закладок папок может быть сделано постоянно видимым. Для этого следует, открыв его, щёлкнуть по пиктограмме "Булавка" в шапке окна с закладками справа от заголовка. «Булавка» является стандартным элементом графического интерфейса, используемым во многих средах. После щелчка изображение изменяется на "Булавка" в шапке окна с закладками.

В следующих упражнениях проверьте эту возможность.

Начальная страница

Как уже говорилось, интерфейс Notes позаимствовал некоторые привычные элементы оформления от Web-браузеров. В частности, в Web-браузерах можно указать страницу, автоматически загружаемую при запуске. Аналогично в Notes можно указать базу (оглавление, документ, Web-страницу), которая будет открываться при старте. По умолчанию это база «Добро пожаловать», хранящаяся в файле bookmark.nsf. Её закладка находится в папке «Избранные закладки». Именно из этой базы читается форма с иллюстрированными пунктами «Почта», «Календарь», «Адресная книга» и «Список задач», которую вы видите при запуске.

Назначение новой начальной (или домашней) страницы производится в контекстном меню соответствующей закладки.

Упражнение 3.5. Смена начальной страницы

  1. Сделайте закладку сайта УЦВТ начальной страницей Notes.
  2. Перезапустите Notes, чтобы убедиться, что изменения вошли в силу.
  3. Снова сделайте начальной страницей базу «Добро пожаловать».
  4. Удалите закладку сайта УЦВТ.

База «Добро пожаловать» содержит несколько вариантов оформления начальной страницы, из которых одни расчитаны на наличие постоянной связи с Internet, другие – загружают оглавления из других баз и способны существенно замедлить работу. Мы рекомендуем использовать страницу «Основные» и без необходимости её не менять.

Открытие баз

Для каждой базы и каждого документа Notes открывает отдельное окно. Название открываемого окна помещается на встроенную Панель окон. Внешний вид окна базы данных будет рассматриваться в следующей главе.

Примечание: При попытке повторно открыть уже открытую базу Notes переключит вас на уже существующее окно.

Для открытия базы данных служат пункт меню Файл->База данных->Открыть... и клавиатурная комбинация Ctrl+O.

Упражнение 3.6

Добавьте на Панель закладок значок расположенной на сервере базы «Публичная АК» и откройте её.

Каждая база содержит два справочных документа: «About» («О базе данных») и «Using» («Работа с базой данных»). Первый описывает назначение базы, второй – правила её использования. И тот, и другой создаются разработчиком базы, или разработчиком шаблона, из которого база создана. Оба документа доступны через меню Справка, когда вы находитесь в окне данной базы или любого принадлежащего ей документа.

Когда пользователь открывает базу в первый раз, Notes автоматически открывает документ «About»:

Описание базы данных "Публичная АК"

Упражнение 3.7

  1. Не пользуясь мышью, переключитесь между всеми окнами Notes.
  2. Не пользуясь мышью, закройте все окна внутри Notes, кроме начальной страницы.

Как большинство приложений Windows, Notes поддерживает такие клавиатурные комбинации, как Ctrl+Tab для переключения между внутренними (т.н. дочерними) окнами и Ctrl+F4 для их закрытия. Кроме того, окна можно закрывать нажатием Ctrl+W и Esc.

Использование клавиатуры

Вся навигация по элементам экранного интерфейса Notes, кроме мыши, может быть выполнена с клавиатуры. Например, при нажатии клавиши Alt над Панелями закладок и окон выводятся ярлыки с подсказками. Нажатие Alt+B и Alt+W приводит к появлению цифровых ярлыков на элементах соответствующей панели:

Клавиши для перехода на Панели
... после нажатия Alt+B ...
Клавиши для перехода на элементы Панели

Нажатие цифровой клавиши откроет соответствующее окно, закладку или папку.

Упражнение 3.8

Создайте в верхней части Панели закладок папку «Личные» и поместите в неё закладки всех баз из вашего личного каталога на диске N: .

Упражнение 3.9

Не пользуясь мышью, откройте произвольную БД из папки «Личные», переключитесь из неё на заглавную страницу (не используя ни мышь, ни Ctrl+Tab), вернитесь в окно БД и закройте его.

Рабочее пространство в стиле Notes версии 4.x

Интерфейс предыдущих версий Notes существенно отличался от нынешнего. Начинающему пользователю он может показаться более запутанным, но те, кто работал с R4, предпочитают работать именно в нём:

Рабочая область

Основные принципы организации Рабочей области («Workspace») таковы:

  • Рабочая область состоит из перекрывающихся листов с закладками;
  • максимальное количество листов – 255, максимальная длина названия закладки – 32 английских символа или 16 русских;
  • на листах находятся иконки баз данных;
  • переключение между листами производится щелчками по закладкам;
  • количество и названия листов, состав и расположение иконок на Рабочей области каждый пользователь выбирает для себя самостоятельно;
  • свойства листов настраиваются через контекстное меню Рабочей области;
  • иконка базы автоматически помещается на Рабочую область при первом открытии этой базы;
  • одной базе соответствует ровно одна иконка; при попытке добавить вторую иконку вместо добавления производится переход к первой;
  • иконки можно перетаскивать мышью в пределах страницы и на другую страницу, “бросая” её на закладку целевой страницы;
  • иконки можно группировать для перетаскивания и удаления, если держать нажатой клавишу Shift;
  • удаление иконки не приводит к удалению с диска соответствующей базы;
  • описание пользовательской Рабочей области хранится в файле Desktop5.dsk.

Упражнение 3.10

  1. Найдите в папках на Панели закладок и откройте «Рабочую область».
    Закладка Рабочей области
  2. Создайте на Рабочей области новый лист и назовите его «Временный».
  3. Переместите на него иконки ваших личных баз.
  4. Сделайте Рабочую область начальной страницей Notes.

Глава 4. Публичная Адресная Книга

Как выглядит окно базы данных

Упражнение 4.1

Запустите Notes

Упражнение 4.2

Откройте Публичную Адресную Книгу

Прежде чем знакомиться с содержимым первой базы данных, взглянем на ее внешний вид:

Внешний вид окна базы данных

Окно базы, как правило, состоит из 4 панелей:

Панель со списком
разделов базы
Панель операций («Action bar»)
Панель содержания
текущего раздела
Панель просмотра текущего документа в текущем разделе

Границы между панелями можно передвигать мышью (курсор мыши на границе превращается в двунаправленную стрелку). Панель предпросмотра по умолчанию убрана вниз.

Упражнение 4.3. Изменение внешнего вида окна базы данных:

  • запомните исходное расположение панелей;
  • мышью подвигайте границу между Панелью разделов и Панелью оглавления;
  • мышью “вытяните” снизу Панель предпросмотра;
  • уберите/покажите Панель предпросмотра через пункт меню Вид->Просмотр документов.

Как вы заметили, для управления внешним видом окна служат пункты меню Вид.

И список разделов, и оглавление раздела, и документ Notes могут содержать сворачиваемые секции. Слева от заголовка секции рисуется т.н. «вертушка». Вертушка выглядит так Развёрнутая "вертушка", если секция развернута, и так Свёрнутая "вертушка", если секция свернута.

Упражнение 4.4. Элементы интерфейса:

  • вертушки: в Панели оглавления базы разверните/сверните секцию «Servers»;
  • Панель операций: состав кнопок как свойство конкретного раздела
    (на примере переключения между разделами «People» и «Groups».

Панель состояния

Панель состояния находится в нижней части главного окна Notes и состоит из 8 полей. Щелчок по каждому из полей, кроме первого, выдает дополнительное меню, список или диалоговое окно:

  1. Значок молнии показывает, что Notes работает с сетью.
  2. Тип шрифта (только в редакторе).
  3. Размер шрифта (только в редакторе).
  4. Стиль оформления текущего абзаца (только в редакторе).
  5. Список выдававшихся сообщений (последние добавляются в низ списка).
  6. Уровень доступа к текущей базе.
  7. Местоположение рабочей станции относительно сервера.
  8. Наиболее частые операции с письмами.

Рисунок 4.1. Панель состояния Notes

Панель состояния Notes

С этого момента обращайте внимание на сообщения, которые Notes будет выводить в среднее поле Панели состояния.

Содержание Публичной Адресной Книги

Значительная часть сведений, хранящихся в «Публичной Адресной Книге» («Public Address Book» или «PAB», начиная с версии R5 - «Domino Directory») - это технические настройки, которые используются не людьми, а компьютерами.

Например, в ней хранится расписание запуска программ на серверах. Разрушение Публичной АК можно сравнить с пожаром в бухгалтерии, поскольку PAB - это главное и единственное хранилище информации, обеспечивающей функционирование сети Notes и работу пользователей.

Пользователь Notes не сможет работать с почтой, если у него отсутствует связь с сервером; не сможет работать ни с какими внешними базами вообще, если его учётная запись в PAB на сервере повреждена.

Для пользователя непосредственный интерес представляют два раздела: «People» («Люди») и «Groups» («Группы»).

Чтение документов

Для выполнения следующего упражнения от нас потребуется открывать документы и выходить из них:

  • вход в документ производится двойным щелчком мыши
    или нажатием Enter на заголовке документа в Панели оглавления раздела;
  • выход из документа производится щелчком по кнопке закрытия окна документа
    или нажатием клавиши Esc.

Упражнение 4.5. Пользовательские группы

  • перейдите в раздел «Groups»;
  • проследите всю иерархию групп, членами которых вы являетесь прямо или косвенно;
  • не пользуясь мышью или меню, откройте одновременно два окна просмотра групп (примечание: для переключения между окнами внутри приложения под Windows, как правило, используется Ctrl+Tab).

Совет: Отыскивая свое имя, не открывайте все документы-описания групп подряд – сначала повнимательнее просмотрите список групп: их названия и краткие описания могут помочь в ускорении поиска.

Примечание: Многие пользователи, открыв документ-описание группы, пытаются тут же просмотреть подгруппы щелчками по их названиям, перечисленным в теле документа. К сожалению, названия являются простым текстом, а не ссылками на другие документы.

Панель операций

Содержимое Панели операций («Action bar») – состав кнопок, надписи на них и реакции на их нажатие – не является частью Notes, а хранится в базе данных. Разработчик базы выносит сюда те команды, которые на его взгляд наиболее нужны пользователю. У каждого раздела базы и у каждого типа документов может быть свой набор кнопок.

Упражнение 4.6

Несколько раз переключитесь между разделами «Groups», «Locations» («Места вызова») и «People»; обратите внимание, как меняется содержимое Панели операций.

Способы запуска команд в Notes

Многие действия в Notes могут быть выполнены сразу несколькими способами:

  • посредством клавиатуры;
  • щелчками мыши по оглавлению базы и телу документа;
  • щелчком мыши по кнопкам на Панели операций;
  • щелчком мыши по иконкам на Панели инструментов («Smart Icons»);
  • из главного или контекстного меню.

Например, документ в разделе «People» (перейдите в этот раздел) может быть открыт на редактирование:

  • нажатием Ctrl+E в окне базы или окне документа;
  • двойным щелчком мыши по телу документа - либо в окне документа,
    либо в Панели просмотра документа в окне базы;
  • щелчком по кнопке Кнопка редактирования учётной записи пользователя на Панели операций Публичной АК, («Редактировать учётную запись пользователя») на Панели операций;
  • щелчком по иконке Иконка редактирования документа на Панели инструментов, на Панели инструментов;
  • пунктом меню Действия->Edit Person.

Отредактированный документ может быть сохранен:

  • нажатием Ctrl+S;
  • щелчком по кнопке Кнопка выхода на Панели операций редактируемого документа, («Сохранить и закрыть») на Панели операций;
  • щелчком по по иконке Иконка сохранения документа на Панели инструментов, на Панели инструментов;
  • пунктом меню Файл->Сохранить.

В дальнейшем разные способы выполнения той или иной операции не будут перечисляться столь скурпулезно, но о них важно упомянуть, чтобы пользователь имел возможность выбирать тот способ, который покажется ему лично наиболее удобным.

Упражнение 4.7. Редактирование учётной записи:

  • перейдите в раздел «People» и найдите свою учётную запись;
  • начните её редактировать;
  • заполните произвольным содержанием поля в разделах «Home» («Дом») и «Work» («Работа»);
  • в поле «Comment» введите порядковый номер из своей "псевдо-фамилии" LNUserXX и фамилию-имя-отчество, например: 09. Алексеева Ирина Васильевна;
  • сохраните и закройте документ.

Краткая подсказка по назначению поля выводится нажатием левой кнопки мыши на заголовке поля.

Чтение оглавлений

Оглавление раздела состоит из столбцов, причем:

  • ширину столбцов можно регулировать, таская мышью границу в заголовке;
  • щелчком по заголовку столбца можно менять сортировку документов в оглавлении, если у правой границы заголовка столбца нарисована стрелка;
  • можно быстро отыскивать нужный документ, набрав текст из заголовка документа и нажав Enter.

Упражнение 4.8

В разделе «People»:

  • отсортируйте оглавление в алфавитном порядке;
  • ...в обратном порядке;
  • увеличьте ширину первого столбца;
  • отыщите свою учётную запись
    (примечание: начните набирать первые буквы фамилии, например, «09. Алек»).

Правила формирования оглавлений

Notes позволяет включать один и тот же документ в оглавление нескольких разделов. При разработке базы каждому разделу назначается правило выборки документов из общей кучи, хранящейся в базе. Правила выборки у разных разделов не обязаны быть взаимоисключающими и могут пересекаться. Например, в базе данных «Отдел кадров» может оказаться удобным иметь разделы «Совершеннолетние» и «Пенсионеры», а в базе «Почтовый Ящик» – как разделы «Входящие»/«Исходящие», так и «Все документы».

Глава 5. Почта

В момент регистрации нового пользователя Notes для него создаётся персональная база данных типа «Почтовый Ящик» («mailbox»). Каждый пользователь, независимо от его положения в служебной иерархии, имеет такую базу. В ней Notes хранит:

  • всю вашу переписку, то есть письма, которые присланы вам, копии писем, отправленных вами другим пользователям, и черновики ещё неотправленных писем;
  • календарь (по внешнему виду весьма напоминающий самый настоящий настольный календарь);
  • список служебных поручений, как выданных вами, так и выданных вам.

Базы коллективного доступа, например, уже рассмотренная Публичная Адресная Книга, доступны множеству пользователей. В зависимости от своего положения в служебной иерархии (и в соответствующих ему пользовательских группах Notes) вы можете получать и терять доступ к ним.

В отличие от таких баз, Почтовый Ящик принадлежит ровно одному, одному и тому же пользователю, и хранит данные для персонального использования этим, и только этим человеком. В неё разработчики Notes собрали тот минимум, который, по их мнению, наиболее часто используется (то есть почту и календарь), но имеет при этом достаточно сложное внутреннее устройство.

Примечание: пользователь имеет возможность создавать для личного пользования и другие базы, если ему не хватает возможностей Почтового Ящика (работая с Notes, следует говорить так: «когда Почтовый Ящик не предоставляет нужных возможностей по хранению и обработке документов некоего типа»).

Как открыть Почтовый Ящик

Поскольку обработка почты является одной из основных задач Notes, открыть Почтовый Ящик значительно проще, чем любую другую базу. Для этого существуют как минимум следующие способы:

  • щелчком по картинке на заглавной странице;
  • щелчком по иконке на Панели закладок;
  • через меню на Панели состояния (некоторые его пункты нужны только для автономной работы и внутри локальной сети не используются);
  • через пункт Создание->Сообщение в главном меню.

Рисунок 5.1. Иконки для входа в Почтовый Ящик

Иконки для входа в Почтовый Ящик

Наконец, можно открыть почтовый ящик, как любую другую базу, через диалоговое окно, рассмотренное в предыдущей главе. Как правило, почтовые ящики пользователей находятся на сервере Domino в подкаталоге mail.

Упражнение 5.1. Начните писать новое письмо:

Щёлкните по Иконка почтового меню на Панели состояния в Панели состояния и выберите пункт Создать документ.

Редактирование письма

Нажатие на кнопки «Создать», «Переслать» и т.д. приводит к созданию нового письма. Письмо содержит следующие поля:

  • Имя отправителя: в это поле автоматически помещается ваше имя.
  • Дата создания письма: в это поле автоматически помещается текущее время.
  • «Кому»: адрес получателя. Когда пишется ответ, это поле автоматически заполняется адресом отправителя исходного письма. Здесь можно указывать несколько адресов и имена групп.
  • «Копия»: дополнительные адреса получателей. Это поле - рудимент, потому что дополнительные адреса можно перечислять и в поле «Кому».
  • «Слепая копия» или «СК»: дополнительные адреса. Здесь перечисляются адреса получателей, которые должны остаться неизвестными для всех, кто перечислен в полях «Кому» и «Копия».
  • «Тема»: краткий однострочный заголовок для показа в оглавлении Почтового Ящика.
  • большое безымянное поле для содержимого письма.

Примечание: по существующему среди пользователей Notes соглашению заголовки писем с пустым телом принято начинать с “*”. Например: «*Вы уволены. Зайдите за документами в любой приёмный день«.

Если письмо является ответом на другое письмо, то содержимое письма-оригинала можно смотреть в окне редактирования, выбрав из меню Notes пункт Вид->Родительские документы, либо мышью вытянув снизу окно просмотра.

Адреса получателей

Notes облегчает заполнение полей адреса двумя способами:

  1. Автонабор (наберите первые буквы имени и нажмите Enter или подождите).
  2. Кнопка «Адрес...» на Панели операций открывает окно выбора имени из адресных книг.

Упражнение 5.2

Автонабором поместите в список получателей имя любого из ваших соседей.

Поля в диалоговом окне выбора адресов

Диалоговое окно для выбора адресата из адресной книги

В верхнем левом поле указывается Адресная Книга, из которой загружается список адресов. Как минимум, выпадающий список будет содержать две Книги: вашу личную и коллективную «UCVT's Address Book». Начинающему пользователю рекомендуется использовать коллективную. Левый список содержит учётные записи и группы из выбранной Адресной Книги. В этом списке можно:

  • так же, как и в оглавлении баз, помечать записи нажатиями пробела или щелчками мыши в левом столбце; образованные группы записей переносятся в список получателей кнопками «Кому», «Копия» и «СК»;
  • быстро отыскивать адреса, начав набирать их на клавиатуре;
  • перетаскивать адреса в список мышью.

Строка поиска «Начинается с» предназначена для поиска в адресных книгах, в которых операция просмотра полного списка учётных записей либо работает очень медленно, либо запрещена вовсе. Как правило, это внешние справочники, импортируемые из Интернета по протоколу LDAP. Подробнее о них рассказывается в главе «Интеграция Notes в Интернет». Для получения из них нужного имени или списка имён вам необходимо указывать здесь образец для начального поиска.

Сейчас такие адресные книги в сети УЦВТ не используются. Для быстрого поиска используйте автонабор непосредственно в списке имён.

Переключатель в нижнем левом углу меняет представление списка имён с плоского на иерархическое: по организационному делению, по алфавиту и т.д.:

Иерархическое представление имён по алфавиту

Иерархическое представление удобно, когда вам известно подразделение, в которое требуется обратиться, но неизвестен конкретный адресат. В этом случае может помочь поиск по регистрационной иерархии, например: RU->UCVT->SPb02->Typography.

Впрочем, следует заметить, что в первую очередь для такого поиска предназначена не регистрационная иерархия (то есть – кто где изначально зарегистрирован), а групповая (кто в какую группу занесён). Например, инженер, зарегистрированный сертификатом /Service/SPb01/UCVT/RU, впоследствии может стать преподавателем в филиале SPb03. При этом его электронное имя останется прежним, но будет перенесено администратором из группы «Service staff at Roustavely» в «Teachers at Bogatirsky».

Кнопка «Сведения...» открывает окно для быстрого просмотра учётной записи выбранного пользователя.

Кнопка «В локальную АК» копирует учётную запись из коллективной Адресной Книги в вашу личную. После этого вы сможете использовать её даже в том случае, если связь с сервером, хранящим коллективную АК, будет отсутствовать или затруднена. Подробнее о Личной АК рассказывается в главе «Настройка рабочей станции».

Кнопки «Кому», «Копия» и «СК» копируют текущее имя из левого списка в соответствующие поля письма.

Упражнение 5.3

Из адресной книги добавьте в список получателей письма второго вашего соседа.

Отправка письма

Нажатие на каждую из этих кнопок завершает редактирование документа и сохраняет его в вашем Почтовом Ящике:

  • «Отправить» – письмо будет отправлено получателям;
    копия будет сохранена в вашем ПЯ в разделе «Отправленные»;
  • «Отправить и подшить» – письмо будет отправлено получателям;
    копия будет сохранена в том разделе вашего ПЯ, который вы укажете;
  • «Черновик» – письмо не будет отправлено немедленно, но будет помещено в папку «Черновики» для последующего редактирования и отправки.

Как и любое другое окно Notes, окно редактирования письма можно закрывать щелчком по кнопке закрытия или нажатием Esc, Ctrl+W или Ctrl+F4, но при этом будет выведено следующее окно:

Диалоговое окно завершения работы с письмом

  • «Отправить и сохранить копию» – то же, что и кнопка «Отправить»;
    копия письма записывается в раздел «Отправленные»;
  • «Только отправить» – отправка получателю без сохранения копии;
  • «Только сохранить» – письмо записывается в «Черновики»;
  • «Отменить изменения» – отказ от результатов редактирования:
    новое письмо не создается, старое не изменяется.

Если вы решили продолжить редактирование, в этом окне нажмите Esc.

Упражнение 5.4

  1. Отправьте письмо адресатам.
  2. Вернитесь на домашнюю страницу.

Уведомления о приходе почты

Notes периодически проверяет поступление писем в ваш почтовый ящик, и по их приходе выводит следующее окно:

Окно уведомления о приходе новой почты

  • нажмите «OK», если хотите продолжить прерванную работу;
  • при нажатии «Открыть почту» Notes откроет окно Почтового Ящика на заголовке поступившего сообщения.

Частота проверки новых поступлений и реакция на них задается в окне настроек, открываемом через меню Файл->Параметры->Параметры настройки..., на закладке «Почта и новости»:

Опции проверки входящей почты

Упражнение 5.5

  1. Дождитесь прихода писем.
    Из окна уведомления Почтовый Ящик не открывайте.
  2. Откройте почтовый ящик: щёлкните по Значок почтового меню на Панели состояния в Панели состояния и выберите пункт Просмотреть непрочтённую почту.
  3. Прочтите оба пришедших вам письма.
    Используйте клавишу Tab для перехода к следующему непрочитанному документу. [4]
  4. Закройте Почтовый Ящик: нажимайте Esc до тех пор, пока не окажетесь на странице «Добро пожаловать».

Разделы почтового ящика

Упражнение 5.6. Откройте Почтовый Ящик:

Значок почтового меню на Панели состояния ->Открыть почту.

Разделы почтового ящика

  • «Входящие»
    Письма, присланные вам другими пользователями.
  • «Черновики»
    Письма, которые вы начали писать и собираетесь отправить после дополнительного редактирования.
  • «Отправленные»
    Копии писем, посланных вами другим пользователям.
  • «Все документы»
    Полный список документов в Ящике: присланные и отправленные письма, черновики, календарные памятки и служебные поручения. В оглавлении этого раздела значком Иконка отправленного письма, помечены отправленные письма, Иконка черновика, - черновики, входящие письма значка не имеют, и т.д.
  • «Корзина»
    Документы, предназначенные для удаления. Здесь они, перед тем как быть окончательно уничтоженными, хранятся до закрытия базы для того, чтобы пользователь имел возможность вернуть выброшенные данные.
  • «Обсуждения»
    Все документы, упорядоченные по обсуждаемым темам. Тему документа Notes определяет по заголовку.

Упражнение 5.7

  1. Прочтите отправленное вами письмо.
  2. Удалите его: перетащите мышью из Панели содержания раздела в раздел «Корзина».

Группы документов

Щелчком мышью по левому безымянному столбцу можно ставить на документы и снимать с них значок Галочка-целочка (галочку). Еще один способ помечать документы: при перемещении по оглавлению держать нажатой клавишу Shift. Обратите внимание, что в среднем поле Панели состояния выводится количество помеченных документов.

Если в оглавлении есть помеченные галочкой документы, такие действия, как удаление или перенос в другой раздел, выполняются не над текущим документом, а над всеми помеченными.

Например, пункты из Правка->Пометки помечают текущий документ, помеченную группу или все документы раздела как прочитанные или непрочитанные.

Упражнение 5.8

  • дождитесь прихода писем;
  • пометьте часть документов в разделе «Входящие» и объявите их непрочитанными.

Панель операций Почтового Ящика

Большая часть кнопок на Панели операций одинакова для всех разделов. Перечислим здесь некоторые из них:

  • Создать записку («New Memo»)
    Открывает окно редактирования нового письма, которое затем можно либо немедленно отправить адресату, либо поместить в «Черновики».
  • Ответ («Reply»)
    Открывает окно для создания ответа на текущее письмо в папке «Входящие». Существует 4 варианта ответов, образованные следующими комбинациями:
    • ответ исходно пустой или с вложенным в него текстом присланного письма - «Ответить с документом»;
    • ответ только отправителю присланного письма или отправителю и (если получателей было несколько) всем остальным получателям - «Ответить всем».
  • Переслать («Forward»)
    Редактирование пришедшего письма и отправка его третьему лицу. Таким образом, когда вы считаете, что информация, присланная вам, может быть интересна кому-то ещё, вы можете немедленно переправить её с произвольным собственным комментарием.
  • Изменить
    Письмо, сохранённое ранее как черновик, открывается для повторного редактирования.

Все остальные кнопки, в частности, для работы с Корзиной и папками, будут рассмотрены отдельно.

Упражнение 5.9

  1. Начните готовить ответ на письмо соседа справа.
  2. Во время подготовки ответа вытащите мышью снизу окно с исходным письмом.
  3. Подготовленный ответ запишите в «Черновики».
  4. Создайте новое письмо: перешлите («forward») письмо соседа справа соседу слева.
  5. Отредактируйте сохраненный черновик ответа и отправьте его.

Корзина

Корзина является одним из разделов ПЯ. В корзине находятся документы, помеченные для удаления, но ещё не удалённые.

Вопрос: как поместить документ в Корзину?

Ответ: нажмите Del в оглавлении или в окне просмотра документа. Если ни один документ не отмечен, для удаления будет назначен текущий документ. В противном случае будут назначены к удалению все выделенные документы. Вариант 2: отметьте нужные документы в Панели содержания раздела и перетащите их мышью на название раздела «Корзина» в Панели оглавления базы.

Предназначенные для удаления документы не пропадут из тех разделов, в которых были видны, но будут отмечаться значком Отметка об удалении документа.

Упражнение 5.10. Удаление документов:

  • пользуясь клавиатурой, поместите в Корзину любое письмо;
  • перетащите мышью в Корзину группу из двух писем.

Вопрос: Как фактически удалить документы?

Ответ: выберите Вид->Обновить или нажмите F9. Notes задаст вам следующий вопрос:

Окно запроса очистки корзины

Кроме того, в параметрах настройки Notes вы можете выбрать, как следует очищать Корзину при выходе из ПЯ:

Режим очистки корзины при закрытии ПЯ

Режимом по умолчанию является «По запросу при закрытии».

Вариант 3: кнопка «Очистить корзину» на Панели операций в Корзине.

Вопрос: как извлечь документ из Корзины до того, как нажат F9 или закрыт ПЯ?

Ответ: снова нажмите Del на помеченном к удалению документе. Вариант 2: перейдите в Корзину и на Панели операций щёлкните по кнопке «Достать из корзины».

Упражнение 5.11. Восстановление документов:

  • не заходя в Корзину, извлеките из неё одно письмо;
  • зайдите в корзину и извлеките другое письмо.

Упражнение 5.12. Очистите Корзину, используя клавиатуру.

Вопрос: есть ли нечто подобное почтовой Корзине в других базах, например, в Адресной Книге?

Ответ: В базе данных может быть, а может не быть раздел «Корзина». На Панели операций может быть, а может не быть кнопка для удаления документов. Это детали, зависящие от разработчика базы. Вне зависимости от них, в любой базе действуют одни и те же универсальные правила:

  • нажатие Del помечает Отметка об удалении документа для удаления текущий документ или выделенную группу документов;
  • повторное нажатие Del снимает отметку об удалении;
  • фактическое удаление происходит при выходе из базы или нажатии F9 (Вид->Обновить).

Оглавления разделов

Оглавление каждого раздела содержит 3 обязательных столбца:

  1. «Кто» – если это присланное письмо, здесь выводится имя отправителя. В противном случае здесь выводится имя получателя.
  2. «Дата» – дата написания документа,
  3. «Тема» – название документа.

Кроме того, во «Входящих» и «Всех документах» выводится размер сообщений.

Непрочитанные пользователем документы помечаются в оглавлении красным цветом и звёздочкой Звезда найдёт своего героя. После прочтения эта отметка с документа снимается.

Параметры доставки

Каждое отправляемое письмо имеет некий набор дополнительных свойств, редактируемых в отдельном окне. Для вызова окна служит кнопка «Параметры доставки» на Панели операций:

Окно редактирования параметров доставки

Упражнение 5.13

  1. Отправьте правому соседу письмо, в котором будут включены графическая пометка, трассировка маршрута и уведомление о доставке.
  2. Дождитесь получения трассировочных сообщений по мере движения вашего письма к ПЯ получателя.
  3. Дождитесь прихода письма от левого соседа и откройте его.
  4. Дождитесь уведомления о доставке вашего письма правому соседу.

Панель переключателей

Помимо собственно почтовой переписки, база «Почтовый Ящик» содержит также список поручений (задач) и календарные заметки. Такое совмещение данных в Notes произведено потому, что поручения зачастую принято присылать по почте, календарные события также могут сопровождаться письменными напоминаниями – в общем, календарная информация тесно взаимосвязана с почтовой и имеет с ней много общего если не по внешнему виду, то по способу обработки и внутреннему представлению.

Подробнее о календаре будет рассказываться в главе «Календарь и поручения». Сейчас вы должны знать: а) о наличии в одной БД нескольких групп разделов; б) способе перехода между группами; в) способе возврата, если перешли в другую группу ненамеренно, и не знаете, как вернуться обратно.

Панель переключателей между группами разделов базы расположена в нижнем левом углу окна базы:

Разделы почтового ящика

Упражнение 5.14. Переключатели Почтового Ящика

  1. Откройте Почтовый Ящик.
  2. Переключитесь в календарь.
  3. Создайте напоминание о начале следующего занятия.
  4. Вернитесь в раздел переписки.

Пользовательские папки

Помимо стандартных разделов, пользователь имеет возможность создавать свои собственные. Например, в Почтовом Ящике можно завести папку «Для мемуаров», в которую вами будут помещаться наиболее яркие образцы вашей переписки:

Создание новой папки

Упражнение 5.15

  1. Создайте папку с названием «Чёрный список». Поместите в неё 2-3 документа.
  2. Создайте папку с названием «Реабилитированные» и переместите в неё 1-2 документа из первой папки.
  3. Скопируйте один документ из второй папки обратно в первую.

Кнопка «Отправить и подшить» на Панели операций письма предназначена для сохранения письма в выбираемой папке одновременно с отправкой.

Разделы: папки и представления

Каждая база содержит разделы двух видов: представления («views») и папки («folders»).

Состав документов в папке Иконка папки определяется пользователем вручную, т.е. нужные документы пользователь самостоятельно перетаскивает в папку мышью, копирует через меню и т.д.

Состав документов в представлении Иконка представления определяется Notes автоматически. Внутреннее описание представления, помимо списка столбцов, порядка сортировки и т.д., содержит формулу отбора документов из общей массы документов, имеющихся в базе. Если документ удовлетворяет формуле – он появляется в представлении. Например, формула SELECT @All выберет все документы. Более сложная формула SELECT @Contains(SendTo; "Petrov") | @Contains(EnterSendTo; "Petrov") | @Contains(From; "Petrov") выберет только те письма, отправителем или получателем которых является Petrov. Правила выборки записываются на несложном встроенном макроязыке Notes – т.н. языке @-формул или @-языке. Также возможно составление правил выборки через диалоговую форму.

Упражнение 5.16

Создайте представление, в которое будет помещаться вся переписка с правым соседом.

Рисунок 5.2. Пример создания нового представления

Создание нового представления

Бланки

Существует возможность создать в Почтовом Ящике набор заготовок с некоторым оформлением, чтобы использовать их для подготовки новых сообщений.

Шаг 1: создание бланка

  • Начните писать новое письмо. Создайте общее оформление.
  • На Панели операций щёлкните по кнопке «Сервис - Сохранить как бланк».

Сохранённая заготовка появится в разделе «Бланки»:

Список готовых бланков

Шаг 2: использование бланка

  • Создайте новую записку кнопкой «Сервис - Записка на бланке» или «Записка - Создать на бланке» на Панели операций.

Упражнение 5.17

  1. Создайте поздравительный бланк.
  2. Создайте письмо на поздравительном бланке.

Правила автоматической обработки входящей почты

Выше приводился пример представления, автоматически заполняемого помещаемыми в Почтовый Ящик документами. От пользователя требовалось составить правило выборки, подразумевавшее минимальное знакомство с @-языком. Механизм пользовательских представлений универсален и может использоваться в любой базе при наличии соответствующих привилегий. Однако в Почтовом Ящике реализован ещё один, более простой для пользователя способ получения подборки документов. Подборка создаётся в указываемой папке (а не в представлении!), только из входящих писем (а не из всего множества документов), редактируется в диалоговой форме:

Правило обработки входящей почты

Если правил несколько, входящая почта проверяется каждым из них. По этой причине играет роль порядок, в котором правила перечислены в папке. Для перестановки правил на Панель операций папки помещены специальные кнопки Иконка представления.

Упражнение 5.18

  1. Создайте правило, по которому все письма от левого соседа с заголовком, содержащим ваше имя, будут автоматически попадать в папку «Чёрный список».
  2. Отправьте правому соседу письмо с заголовком, содержащим его имя.
  3. Убедитесь, что пришедшее письмо помещено в папку.


[4] Обратите внимание на сообщения в Панели состояния Notes.

Глава 6. Встроенный редактор

Встроенный текстовый процессор Notes не имеет никаких преимуществ по сравнению, скажем, с Microsoft Word. Вообще, сила документов Notes заключается не в их внешнем виде, а в способности к самостоятельному поведению: пересылке, генерации других документов и т.д. Набор возможностей встроенного редактора достаточно зауряден, поэтому в данном разделе описывается не редактор в целом, а только его отличительные особенности.

Упражнение 6.1

  1. Создайте локальную базу данных типа «Личный журнал».
  2. Начните редактировать новую запись.

База типа «Личный журнал»

Каждый тип баз в Lotus Notes призван замещать ту или иную составляющую бумажного документооборота. «Личный журнал» хранит персональные документы, никак не упорядоченные и не имеющие никакой структуры. В Notes версии 4.x такая база автоматически создавалась для каждого пользователя при первом входе в систему. В текущей версии её потребуется создать вручную.

С одной стороны, хранить документы в «Личном Журнале» немногим удобнее, чем в обычных файлах:

  • база не является коллективной, то есть возможности Notes по организации совместного использования данных не нужны;
  • документы и оглавления в базе не имеют ни специального поведения, ни специального внешнего вида, то есть возможности Notes по обработке данных также не задействованы.

Тем не менее, пользоваться «Личным Журналом» имеет смысл по следующим соображениям:

  • редактирование документов производится в той же самой среде, в которой вы работаете с почтой и прочими базами;
  • для документов в базах Notes предлагает более мощные функции поиска, чем аналогичные средства для работы с файлами;
  • при необходимости сделать данные из документов Notes доступными для общего пользования будет легче, чем данные из обычных файлов.

Упражнение 6.2

Создайте базу «Личный журнал».

Повторное открытие редактора

Допустим, нажатием Enter в окне базы вы открыли документ на просмотр, нажатием Ctrl+Tab из окна просмотра вернулись в окно базы и снова нажали Enter. Что произойдет? Notes не станет открывать новое окно просмотра, а переключит вас в уже существующее.

В отличие от окон просмотра, окна редактирования каждый раз открываются заново. Описанная последовательность действий (с нажатием Ctrl+E вместо Enter) приведет к существованию двух независимых окон редактирования одного и того же документа.

Сохранение, проделанное в обоих окнах, приведет к появлению в базе двух конфликтующих копий документа. Подобную небрежность часто допускают начинающие пользователи.

Пользователи, переключаясь между окнами, должны аккуратно возвращаться в уже запущенный редактор, а не в окно базы, откуда открывают новый.

Типы текстовых полей

Начальная и конечная границы редактируемого текста помечаются "уголками": Найди пятый угол Если вводимый текст переполняет поле ввода, конечная граница автоматически сдвигается вправо или вниз.

Notes использует в документах два типа текстовых полей: т.н. Plain text («чистый текст») и Rich text («форматируемый текст»). Поля первого типа содержат только текстовую информацию; текст имеет фиксированный шрифт, стиль и размер. Такие поля удобны для редактирования и просмотра традиционных текстовых данных, например, списка фамилий или полей в анкете. По усмотрению разработчика БД они могут быть как многострочными (нажатие Enter приводит к переводу строки), так и однострочными (нажатие Enter играет специальную роль).

Rich text, подобно книге или газете, может содержать как произвольно оформленный текст, так и всевозможную дополнительную информацию: изображения, гиперссылки, аудио- и видеозаписи, внедрённые документы Microsoft Office и т.д.

Запись Личного журнала содержит два поля типа «Plain text» и одно - типа «Rich text». Поля «Plain text» в данном случае являются однострочными; в поле «Название» нажатие Enter заблокировано; в поле «Категория» нажатие Enter открывает окно со списком существующих значений.

Упражнение 6.3

Откройте список категорий и добавьте в него новое значение, например, Изучаем редактор.

Блоки текста, буфер обмена

Помечать, копировать и удалять блоки текста в Notes можно так же, как и во всех остальных приложениях Windows, например:

  • выделение производится перемещением по тексту курсора мыши с нажатой левой кнопкой или клавишами перемещения с нажатым Shift'ом;
  • весь текст целиком можно пометить нажатием Ctrl+A, или через Правка->Выделить все;
  • пометка блока правой кнопкой мыши при завершении открывает контекстное меню;
  • копирование выделенного в Буфер обмена Windows производится нажатием Ctrl+INS, или Ctrl+C, или выбором пункта меню Правка->Копировать;
  • откат (отмена самого последнего действия) производится нажатием Ctrl+Z, или через Правка->Отменить.

И так далее.

Упражнение 6.4. Буфер обмена

  1. Скопируйте категорию в заголовок.
  2. Переместите категорию в текст письма.

Поля Панели состояния

Второе и третье поле Панели состояния используются только в редакторе. В них выводится тип и размер используемого шрифта. Можно менять шрифт как для вновь вводимого текста, так и для помеченного блока.

Примечание: иногда обновление полей в Панели состояния происходит с запаздыванием на один символ.

Упражнение 6.5

Введите в письмо 4 строки произвольного текста, меняя тип и размер шрифта через Панель состояния, например (для каждой строки выбирайте новый шрифт и размер):
Светит незнакомая звезда,
Снова мы оторваны от дома,
Снова между нами города,
Звездные огни аэродромов.

Оформление текста

Такие характеристики символов, как наклон, подчеркивание, цвет, наличие тени и т.д., выбираются из меню Текст. Общепринятые клавиатурные нажатия в Notes также работают, например, Ctrl+I включает/отменяет наклон символов, Ctrl+B делает жирные символы, Ctrl+U - подчеркнутые, а Ctrl+T - обычные.

Неприятные особенности:

  • в отличие от Microsoft Office, иконки на Панели инструментов не реагируют на тип символа под курсором, например, значок “Ж” не становится “нажатым”, когда курсор находится над жирным текстом;
  • иногда, чтобы сбросить обратно уже имеющееся оформление помеченного текста, приходится нажимать соответствующую горячую клавишу не один раз, а дважды.

Упражнение 6.6

Помечая по очереди строки мышью...
  • первую строку сделайте жирной, используя Панель инструментов;
  • вторую строку сделайте наклонной, используя горячие клавиши;
  • третью строку сделайте красного цвета, используя главное меню;
  • четвертую строку сделайте подчеркнутой, используя контекстное меню (совет: выделяйте текст не левой клавишей мыши, а правой).

Плавающее Окно свойств

Текст, как и всё (или почти всё) в Notes, можно настраивать через плавающее Окно свойств. Плавающим оно называется потому, что всегда находится впереди окна Notes и не может быть им заслонено. Окно свойств может оставаться на экране постоянно: вы работаете с Рабочей областью, или в оглавлении базы, или с полями документа, а Окно свойств в этот момент отображает сведения о том элементе, на котором находится курсор.

Для текста, в частности, окно свойств выглядит так (почему-то в русской версии Notes оригинальный термин «Text» переведен как «Надпись»):

Плавающее Окно свойств в текстовом редакторе

Окно свойств открывается либо нажатием Alt+Enter, либо щелчком по значку Иконка "Свойства" на Панели инструментов, либо пунктом главного меню Правка->Свойства..., либо из локального меню.

Упражнение 6.7

  1. Для первой строки поменяйте шрифт и цвет.
  2. Вторую строку выравняйте по центру (совет: ищите значки выравнивания на второй закладке окна свойств).
  3. Для третьей строки поменяйте размер и начертание символов.
  4. Для четвертой строки поменяйте междустрочный интервал.

Обратите внимание, что через выпадающий список можно переключать Окно свойств на вывод данных, относящихся к элементам, в которых содержится тот, который является активным:

Переключение между объектами в Окне свойств

Окно свойств протаскивается по экрану за синюю область. Нажатие Alt+Enter при открытом Окне свойств закрывает его вне зависимости от того, находится ли фокус ввода в нём или в окне Notes под ним. Кнопка Кнопка свёртывания Окна свойств сворачивает Окно свойств в заголовок, не закрывая его.

Стили

Notes умеет запоминать детали оформления для повторного использования. Оформительские наборы для текста называются стилями. Готовые стили выбираются из списка в четвертом поле Панели cостояния, либо перебираются нажатием клавиши F11.

Стиль применяется к абзацу текста целиком! Нельзя поменять стиль только для вновь вводимого текста, или только для помеченного текста.

По умолчанию вводимый текст стиля не имеет. Однако лишить какой-либо текст уже присвоенного ему стиля выбором строки «[Нет]» невозможно - вместо этого следует выбирать стиль «*Basic».

Упражнение 6.8. Использование готовых стилей

Назначьте стиль «*Headline» («Заголовочный»") одной из уже имеющихся строк. Перейдите в конец письма, нажмите Enter (чтобы начать новый абзац) и, снова используя стиль «*Headline», введите еще несколько строк, например:
Здесь у нас туманы и дожди,
Здесь у нас холодные рассветы,

Стили создаются и переопределяются на последней закладке плавающего Окна свойств (Правка->Свойства...) путем включения в свойства стиля текущих свойств текста в редакторе:

Список стилей текста в Окне свойств

Упражнение 6.9. Создание стилей

Создайте стиль со следующими свойствами:
  • шрифт = Times New Roman Cyr;
  • размер = 14;
  • цвет = синий;
  • начертание = полужирный + наклонный;
  • выравнивание = по центру.
Назовите его, например, «Blue Bold Italic Times 14» и введите им еще несколько строк:
Здесь на неизведанном пути
Ждут замысловатые сюжеты.

Переопределение стиля (напомним, оно производится свойствами текущего абзаца) приводит к перерисовке всех абзацев, набранных этим стилем.

Упражнение 6.10. Переопределение стилей

Увеличьте размер шрифта для стиля «*Headline».
Обратите внимание на то, как изменятся все строки, набранные этим стилем.

Разбиение на абзацы

Над абзацами производятся такие операции с текстом, как выравнивание, отступы, выбор межстрочного интервала, применение стилей и так далее. Все эти операции не применимы ни по отношению к выделенному тексту, ни по отношению к отдельным строкам. Естественно, такие изменения в одном абзаце не оказывают влияния на остальные абзацы.

Абзацы в тексте отделяются друг от друга нажатием Enter. Строки внутри абзаца редактор переносит автоматически (к сожалению, символа “неразрывный пробел” в этом редакторе нет), а если необходимо начать новую строку вручную, нажимайте Shift+Enter.

Упражнение 6.11

  1. Введите два абзаца текста, состоящих из двух строк каждый, например:
    Надо просто выучиться ждать,
    Надо быть спокойным и упрямым,

    Чтоб порой от жизни получать
    Радости скупые телеграммы.
  2. "Равнение на середину!" Первый абзац разместите по центру.
  3. Ты прав! Второй абзац сдвиньте на два отступа вправо.

Списки

Черные списки Списки в Notes бывают двух типов: нумерованные и маркированные, т.е ненумерованные. Записи в списке отделяются друг от друга нажатием Enter. С записью можно делать все то же самое, что и с абзацем: применять стили, выравнивать и т.д. Внутри записей перевод строки осуществляется нажатием Shift+Enter. Составление списка завершается повторным выбором той же команды из меню Текст, или щелчком по значку на Панели инструментов.

Вложенные списки автоматически создаются, если на очередном пункте сделать отступ вправо (клавиша F8), а завершаются - отступом вправо (Shift+F8).

Упражнение 6.12

Создайте конструкцию следующего вида:
  • Перед тем, как сделать предложение,
  • Он вначале взял в соображение, что:
    1. Жилплощадь у нее тесноватая,
      1. Сообщенье с центром неудобное,
    2. Обстановка явно небогатая,
      1. Нет нарядов
      2. и тому подобное.
  • Все это он взял в соображение,
    И ушёл, не сделав предложения.

Сворачиваемые разделы

Мы уже имели дело с “вертушками” в оглавлении базы на примере Публичной Адресной Книги и в теле документа на примере писем в почтовом ящике. В почтовых ответах вертушкой скрывается текст исходного письма. Если вы считаете, что составление ваших документов из разворачиваемых разделов придаст им наглядности, редактор предоставит вам соответствующие механизмы для работы с ними.

В сворачиваемый раздел помещается текущий абзац. Для этого служит команда Создание->Раздел. После этого “подтянуть” клавишей Delete текст следующего за ним абзаца в хвост раздела уже нельзя. И наоборот, нажатие Enter внутри раздела не приводит к созданию абзаца следом за ним - он остается внутри раздела. По умолчанию заголовком раздела выбирается первая строка сворачиваемого абзаца. Изменить заголовок можно, открыв на нем Окно свойств:

Окно свойств раздела

Вновь сделать раздел несворачиваемым можно, щелкнув по его заголовку и выбрав из меню пункт Раздел->Удалить раздел.

Упражнение 6.13

  1. Создайте раздел с названием “5 куплет” и таким содержанием:
    И забыть по-прежнему нельзя
    Все, что мы когда-то не допели,
    Милые усталые глаза,
    Снежные московские метели.
  2. Удалите раздел, преобразовав его в абзац.
  3. Снова создайте раздел “5 куплет”.

Таблицы

Работа с таблицами построена по тому же принципу, что и работа с разделами: таблица создается выбором соответствующего пункта в меню Создание а при переходе курсора на таблицу в главное меню добавляется пункт Таблица, посредством которого структуру таблицы можно менять. Естественно, таблицу можно настраивать через Окно свойств:

Окно свойств таблицы

Текст в ячейках не может иметь стиля. Enter создает новую строку внутри ячейки.

Упражнение 6.14. Рисование таблиц

  1. Создайте таблицу 2x2 с разноцветными ячейками.
  2. Уменьшите ширину одного из столбцов.
  3. Вокруг одной из ячеек сделайте толстую рамку.

Кроме классических таблиц, Notes поддерживает также таблицы с закладками и динамические таблицы с мультипликацией столбцов. Ни то, ни другое по внешнему виду не выглядит как таблица, но имеет аналогичный состав настроек. Таблица с закладками выводит каждую строку на отдельном листе. Динамическая таблица выводит каждую строку в течение заданного интервала времени. В обоих случаях текущая строка занимает всё пространство таблицы.

Упражнение 6.15

  1. Создайте таблицу с двумя вкладками.
  2. Присвойте названия обеим вкладкам.
  3. На каждой вкладке поместите по динамической таблице.
  4. В каждой динамической таблице создайте эффект бегущей по горизонтали строки.
  5. Переведите документ из режима редактирования в режим просмотра и убедитесь, что пример с таблицами работает правильно.

Поиск и замена

Поиск и поиск с заменой запускаются из одного и того же пункта меню - Правка->Найти/заменить, или нажатием Ctrl+F. Конкретная операция выбирается уже в соответствующем диалоговом окне:

Окно поиска и замены

При этом:

  • поле «Образец» должно быть непустым;
  • если в тексте есть помеченный блок, он будет автоматически скопирован в поле «Образец»;
  • для быстрого повторения последнего поиска или замены служит пункт меню Правка->Найти далее и клавиши Ctrl+G;
  • флажок в поле «акценты» означает, что поиск будет игнорировать знак ударения над символами (вообще символы со знаком ударения имеют другие номера).

Упражнение 6.16

Путем поиска и замены замените все слова допели на допили.

Данные из внешних источников

Существуют 4 способа поместить в документ Notes данные из внешнего источника (файла): копирование через буфер обмена, импорт, вложение («attach») и создание объекта OLE.

Файл->Импорт... помещает в документ данные из файла, делая их «родными» для Notes, то есть преобразовывая в Rich text. С этого момента их уже невозможно редактировать программой, в которой был создан импортированный файл. Редактировать импортированные рисунки Notes не умеет, но позволяет копировать их в буфер обмена. Notes способен импортировать документы Microsoft Word, но при этом игнорирует некоторые сложные элементы оформления наподобие плавающей графики.

Упражнение 6.17

Импортируйте в тело документа небольшой текстовый файл,
небольшую BMP-картинку из каталога Windows.

Отдельно для импорта рисунков служит также пункт Создание->Рисунок....

Файл->Вложить помещает в документ файл, не раскрывая его содержимое. В теле документа файл обозначается таким же значком, как и в Проводнике Windows. Для работы с вложенным файлом используется Окно свойств или контекстное меню значка:

Контекстное меню вложенного в документ файла
Окно свойств вложенного в документ файла

Назначение пунктов контекстного меню и кнопок Окна свойств:

  1. Просмотреть: Notes имеет довольно большое количество встроенных фильтров для просмотра данных в формате других приложений. В отличие от ассоциированного с файлом приложения, фильтр:
    • может показывать содержимое файла в упрощенном виде;
    • не позволяет редактировать файл.
    С другой стороны, фильтр может пригодиться на компьютере, где Notes установлен без соответствующих приложений.
  2. Извлечь: файловое вложение записывается в файл на диске. Имя и каталог для создаваемого файла выбирает пользователь.
  3. Выполнить: файловое вложение записывается во временный файл на диске, после чего запускается ассоциированное с ним приложение. Обратите внимание, что Notes не станет автоматически обновлять вложение после того, как вы внесёте в этот файл какие-то изменения!
  4. Извлечь все: записывает на диск все файловые вложения из данного документа. Каталог для создаваемых файлов выбирает пользователь.

Упражнение 6.18

Те же два файла:
  • вложите в документ;
  • из документа сохраните во временный каталог (C:\Windows\Temp, например);
  • просмотрите встроенным фильтром;
  • просмотрите ассоциированным приложением.

Создание->Объект...: помещает в документ Notes так называемый внедрённый документ. Внедрённый документ отображается либо в виде значка, либо в виде окна-врезки в окне документа. Для увеличения скорости и экономии памяти в этот момент ассоциированное приложение ещё не запускается и для просмотра во врезке используется встроенный фильтр Notes. При двойном щелчке по нему запускается ассоциированное с внедрённым документом приложение, которое работает не в своем собственном окне, а во врезке внутри окна Notes! При переходе в окно-врезку работающее в нём приложение («сервер OLE») изменяет также меню Notes пунктами для работы с внедрённым документом.

Таким образом, приложение-сервер OLE работает одновременно с Notes («клиентом OLE»), причем каждый отображает и редактирует свою часть документа. Примечательно, что поиск по тексту в документе Notes будет находить текст и внутри внедренного документа. Однако следует заметить, что для одновременной работы Notes и, например, Microsoft Word требуется весьма значительное количество оперативной памяти. Кроме того, OLE в Notes (или в Windows?) работает не очень надёжно и способен приводить к зависанию Notes (а иногда и Windows), после которого систему приходится перезапускать.

Упражнение 6.19

Создайте в Word или Excel простой документ и внедрите его в документ Notes.

Рекомендации по выбору

Если внешние данные имеют простой формат, который не претерпевает потерь при импорте, и работать с ними в дальнейшем преполагается только из Notes, используйте импорт.

В противном случае, если на компьютерах, на которых предполагается работать с документом, достаточно оперативной памяти, и ассоциированное с типом данных приложение может быть сервером OLE (присутствует в списке Создание->Объект...), используйте создание объекта.

В противном случае используйте вложение.

В первых двух случаях поиск по тексту должен нормально работать внутри подключенных данных.

Ссылки

Ссылка, или связь, служит для быстрого перехода из документа к каким-то другим данным, например, к другому документу. Скажем, при создании ответа на письмо Notes помещает в заголовок письма ссылку на исходное письмо. В теле исходного документа ссылка изображается значком. Переход осуществляется щелчком мышью или нажатием пробела на этом значке.

В качестве прообраза электронных ссылок можно назвать широко используемые в бумажном документообороте ссылки по тексту, то есть замечания типа «смотри том N, главу K, страницу S, абзац A».

В Notes в тексте документа можно ссылаться:

Связь с базой данных ... на базу,
Связь с оглавлением раздела ... на оглавление конкретного раздела базы,
Связь с документом ... на конкретный документ в базе,
Связь с меткой в документе ... на конкретное место в документе («метку»),
... на Веб-страницу. ??? +связь, ссылка URL,

И база, и документ могут быть совершенно произвольными: база на другом сервере, документ в другой базе и т.д.

Ссылка создается в два шага:

  • нечто (документ, база, оглавление, выделенный текст)
    копируется в Буфер обмена как связь;
  • связь вставляется из Буфера обмена в ссылающийся на нечто документ.

Шаг первый: копирование координаты целевого объекта. Щёлкаете правой кнопкой мыши...

  • по иконке базы на Рабочем пространстве...
  • по названию раздела в Панели разделов окна базы...
  • по заголовку документа в Панели оглавления окна базы...
  • по выделенному фрагменту текста в документе...

... а затем выбираете Копировать как связь либо из контекстного меню, либо из меню Правка. Второй вариант удобнее, так как позволяет создавать ссылку на раздел или базу не только из окна базы, но и прямо из окна принадлежащего базе/разделу документа.

В итоге координаты цели записываются в Буфер обмена Windows.

Примечание: чтобы в документе можно было создать метку, документ уже должен быть записанным в базе, т.е. как минимум один раз сохранен.

Шаг второй: вставка ссылки в исходный документ. Осуществляется как обычно, т.е. нажатием Ctrl+V или Shift+Ins, или пунктом меню Правка->Вставить в окне редактирования исходного документа.

Упражнение 6.20

  1. Создайте новый документ в Личном Журнале.
  2. Заполните его произвольным текстом и сохраните, не закрывая.
  3. Создайте метку в середине текста (Правка->Копировать как связь->С меткой).
  4. Сохраните и закройте документ #1.
  5. Создайте документ #2 и поместите в него из Буфера обмена связь с меткой.
  6. Поместите в документ #2 ссылки на базу «Почтовый Ящик», на раздел «Отправленные» и на любое из писем.
  7. Сохраните и закройте документ #2.
  8. В окне предпросмотра документа #2 убедитесь, что все 4 ссылки работают.

Дополнительные элементы

Традиционные бумажные документы статичны. В ходе использования они не меняют ни своего внешнего вида, ни содержания. Электронные документы по своей природе значительно гибче. Например, разработчик программы обработки документов имеет возможность менять внешний вид документа и выполнять дополнительные операции в зависимости от действий пользователя.

Что должно являться следующим шагом в развитии системы электронной обработки документов? Ответ: предоставление такой же возможности пользователю-составителю документа.

Электронному документу не обязательно ограничиваться хранением только данных и деталей оформления. Находясь в компьютере, он может обладать поведением, то есть набором реакций на действия пользователя. Для запуска некоторых из них можно использовать такие элементы, как экранные кнопки, строки ввода, экранные списки и т.д. По внешнему виду окно такого документа будет больше напоминать окно какой-нибудь программы, чем просто перенесённый на экран лист бумаги.

Разумеется, для вывода на бумагу, то есть использования в традиционном виде, подобный документ будет малопригоден. Следует либо создавать несколько версий документа, оптимально приспособленных для разных сфер использования, либо заведомо ограничить его использование только электронной версией. Оба этих подхода получили самое широкое применение при создании Веб-страниц.

Примечание: Часто применительно к данным, которые в дополнение к непосредственной информации и описанию её внешнего вида содержат в себе поведение, используют термин «активные». Примером является Active Desktop в Microsoft Windows – рабочий стол, в настройках которого содержится подпрограмма периодического вызова Internet Explorer'a для загрузки указанной вами Веб-страницы.

Notes позволяет размещать на поверхности документа следующие компоненты, обладающие поведением:

  • всплывающий текст;
  • вычисляемый текст;
  • всплывающая формула;
  • кнопка;
  • действие.

Выполняемые при их активации действия пользователь записывает на одном из нескольких поддерживаемых в Notes языков программирования:

  • набор простых операций;
  • встроенный макроязык, он же язык @-формул;
  • LotusScript, очень похожий на Visual Basic;
  • JavaScript.

???

Глава 7. Электронные форумы и доски объявлений

Формальное описание

Мы уже работали с почтовыми базами и обменивались через них электронной почтой. Помимо почты, в материальном мире существует такое чрезвычайно популярное средство для обена информацией, как доски объявлений, различные стенды, плакаты и т.д. Электронная доска объявлений перенимает от своего физического прототипа следующие основные качества:

  • пользователь может игнорировать сообщения, появляющиеся на коллективной доске объявлений (но не заметить сообщение, пришедшее к нему в персональный почтовый ящик, гораздо сложнее);
  • к доске объявлений в разном качестве имеют доступ различные группы пользователей: одни – на правах поставщиков информации, другие – в качестве её потребителей;
  • объявления на доске так или иначе взаимосвязаны: по месту расположения на доске, по теме и т.д.;
  • внешний вид у объявлений может быть самый произвольный.

Кстати, примерно теми же базовыми свойствами, с некоторыми существенными дополнениями, обладают и т.н. Web-страницы в сети Интернет: это взаимосвязанные объявления на электронных досках (сайтах).

Lotus Notes содержит несколько простых шаблонов для создания баз, могущих служить электронным аналогом доски объявлений. Их простота (с точки зрения Notes) заключается в том, что документы на доске объявлений не должны иметь почти никакого поведения. Различия между этими шаблонами с точки зрения пользователя весьма незначительны, поэтому тот, кто научился работать с какой-то одной из досок объявлений, без труда разберется и с остальными. Значки таких баз на Панели закладок могут выглядеть, к примеру, так:

Значок базы "Библиотека документов"Библиотека документов
Значок базы "Библиотека MS Office"Библиотека для хранения документов, подготовленных в Microsoft Office
Значок базы "Библиотека MS Office" из Notes R4То же, но из R4

В каждой новой версии Notes количество шаблонов для досок объявлений уменьшается по сравнению с предыдущей. Например, «Библиотека документов» в R4 существовала в двух вариантах: для работы из Notes и для работы через Web-браузер. В R5 оставлен один универсальный шаблон, одинаково удобный для работы как из Notes, так и через Интернет.

База типа «Библиотека документов»

На каждом сервере Domino в УЦВТ расположена учебная база-форум, с которой вы будете работать при освоении данного материала. Первоначально в этом качестве использовалась БД «Notes Q&A» («Вопросы и ответы по Notes»), созданная в УЦВТ для технической поддержки пользователей Notes системными специалистами. В ней же проводились и учебные форумы в рамках курсов по Notes. На данный момент для учебных форумов используется либо «Notes Q&A», либо отдельная база, созданная специально для учебного процесса. В любом случае, для её создания использовался шаблон «Библиотека документов».

Упражнение 7.1

  1. Получите название учебной базы-форума у преподавателя.
  2. Убедитесь, что данная база уже добавлена на Панель закладок, или добавьте туда её закладку самостоятельно.
  3. Откройте её.

База типа «Библиотека MS Office»

«Библиотека MS Office», а также «Библиотека Smart Suite» представляют собой расширения стандартной библиотеки документов. Применительно к «Библиотеке MS Office» расширения заключаются в следующем:

  • на Панели инструментов присутствует кнопка для создания документа Notes, который будет содержать в себе внедрённый (посредством механизма OLE) документ Word, Excel, PowerPoint или Paintbrush;
  • в оглавлении базы документ Notes помечается значком в зависимости от того, документ какого типа в него внедрён; например, документ с рисунком Paintbrush помечается значком -маааленькая картиночька-.

Некоторые общие механизмы, такие как процедура рецензирования, имеют в разных типах библиотек документов разный внешний вид и способ настройки. Пользователь не должен впадать в замешательство, сталкиваясь с подобными мелкими различиями.

Содержание разделов

Оглавления большинства разделов содержат один и тот же набор документов. Как и зачем это делается? База представляет из себя, условно говоря, свалку документов. Конструируя раздел, разработчик или привилегированный пользователь на неком специальном языке записывает правило, по которому документы из общей кучи будут выбираться для показа в оглавлении.

Например, в Публичной АК один раздел отбирал из базы только документы-описания групп, другой – документы-учётные записи пользователей, и так далее. В базах-досках объявлений, как правило, каждый раздел выбирает из общей кучи все документы. Зачем?

Разделы имеют много характеристик. Правило выборки – только одна из них. Кроме того, у каждого раздела есть своё правило сортировки оглавления, свой набор кнопок для Панели операций, разделы могут иметь разные наборы столбцов и так далее.

Например, оглавление раздела «Все документы» состоит из двух столбцов: «Дата» и «Раздел» (разработчики русского шаблона могли бы назвать его «Заголовок»). Столбец №2 сконструирован из двух полей документа: он содержит название документа и имя автора. Оглавление можно сортировать по дате.

Раздел «По автору» содержит три столбца: отдельно имя автора, дата и заголовок.

Раздел «По категории» содержит два столбца: категория документов и заголовок+имя автора. Отсортирован по категориям.

Могут возникнут два вопроса:

  1. Почему заголовки документов в оглавлении расположены уступами?
  2. Что такое категории?

Вертушки и отступы в оглавлении

При разработке оглавления можно указать, что заголовки документов сортируются по некоторому столбцу, причём значение в этом столбце (одинаковое для нескольких документов) выносится наверх и выводится над этими документами только один раз. Как результат, оглавление становится более наглядным. Вертушка в вынесенном поле позволяет сворачивать и разворачивать секцию, состоящую из одинаковых по этому полю заголовков. Секции могут быть вложенными: внешние – по первому столбцу, внутренние – по второму, третьему, ... и так далее.

Упражнение 7.2

Переключитесь в раздел «По автору» и сверните все секции.

Категории

Все документы в нашей базе имеют поле «категория». Составляя документ, пользователь должен либо придумать для него новую категорию, либо выбрать уже существующую.

Категории – это названия, которыми пользователи обозначают группы документов; так же, как пользователь придумывает название каждому отдельному документу.

Разработчики нашей базы добавили такое поле в форму редактирования, чтобы затем на его основе делать удобное оглавление. Это просто ещё один уровень структурирования документов в цепочке Рабочая область - листы - базы - оглавления. Категории в оглавлении раздела отличаются от разделов базы тем, что создаются в оглавлении автоматически по мере необходимости, тогда как разделы в базе создаются вручную – либо разработчиком, либо (если Управляющий не отключит такую возможность) пользователем.

Если название категории содержит несколько частей, разделённых символом «\», Notes делает в оглавлении дополнительные уступы для каждой из содержащихся в нём подкатегорий.

Упражнение 7.3

  1. Щёлкните по кнопке «Новый документ».
  2. В окне создания документа щёлкните по Кнопка открытия окна со списком значений рядом с полем «Категория» и выберите из появившегося списка номер группы и сегодняшнюю дату, например, «Н22-01\13 июня». Если такой категории там нет, введите её сами.

Рецензирование

В реальной жизни может иметь место следующая ситуация: тот, кто поместил на доску объявлений новую информацию, устно или как-то иначе уведомляет об этом тех, кто должен с ней ознакомиться. Электронная доска объявлений также предоставляет такую возможность.

Установка процедуры рецензирования производится через набор полей документа, которые в зависимости от версии Notes и типа доски объявлений находятся в заголовке формы редактирования, над телом документа или в сворачиваемой секции внизу формы (в R4). Форма может показывать их как постоянно, так и выводить/убирать кнопками на Панели операций. Состав полей изменяется в зависимости от значений в других полях. Например, поле «Срок (дней)» появляется, если в поле с названием «При истечении срока» выбрано значение «Отправлять напоминания». Нельзя не отметить, что в русском шаблоне, из которого сделана база, и выравнивание текста, и перевод весьма далеки от идеала.

Каждому из перечисленных в списке рецензентов пользователю Notes после отправки документа на рецензирование пошлёт служебное сообщение с требованием этот документ прочесть. Могут быть заданы:

  • порядок рассылки извещений (всем сразу или по очереди);
  • действие по истечении крайнего срока подачи рецензии;
  • срок, через который Notes будет повторять посылку извещений;
  • квитанции о том, что очередной или последний рецензент с документом ознакомился.

Упражнение 7.4

Настройте документ на рецензию следующим образом:
  1. «Рецензенты» = соседи ваших соседей справа и слева.
  2. «Тип рецензирования» = «Все рецензенты одновременно».
  3. «При истечении срока» = «Неограниченный срок».
  4. «Извещать ответственного после» = «последней рецензии».

Панель операций в окне редактирования документа

Кнопка «Сохранить и закрыть» не должна использоваться, если вы собираетесь отправить документ на рецензию! Отправка на рецензию отличается от простого сохранения тем, что генерирует также служебные письма, рассылаемые рецензентам. Для этой цели на Панели операций присутствует отдельная кнопка:

Кнопки на Панели операций в документе в коллективной базе

«Пометить как личное» – эту функцию следует рассматривать как аналог сохранения в виде черновика в ПЯ. Помеченный личным документ хранится в коллективной базе, но виден только самому автору. Чтобы вновь открыть личный документ для общего пользования, следует открыть его в редакторе и на Панели операций щелкнуть по кнопке «Пометить как общее».

Упражнение 7.5

  1. В теле документа задайте вопрос по Lotus Notes.
  2. Отправьте документ на рецензирование соседям.
    -
  3. Закройте окно базы и дождитесь прихода от соседей запросов на рецензию.
  4. Прочтите документы соседей, подлежащие рецензированию.
    -
  5. Дождитесь уведомления о завершении рецензирования соседями.
  6. Проследите состояние рецензирования вашего документа.
    -
  7. В окне базы переключитесь в раздел «По категориям» и дождитесь появления других писем.

Примечание: выполняя упражнение, постарайтесь не заглядывать в мониторы соседей. Процедура рецензирования для того и разработана, чтобы узнавать о некоторых действиях своих визави независимо от того расстояния, которое вас разделяет.

Ответы

На Панели операций в окне базы имеются кнопки «Ответ» и «Ответ на ответ». Первая создает комментарий к ближайшему сверху основному документу (созданному кнопкой «Создать документ»), вторая - комментарий к текущему документу. В оглавлении раздела заголовки ответов расположены под заголовками исходных писем с отступами. Ответ не может быть разослан на рецензирование. Наоборот, предполагается, что ответы создаются в том числе теми, кому послан запрос на рецензию основного документа. Цифра в заголовке основного документа слева от вертушки - это количество всех ответов к нему. Вертушка сворачивает и разворачивает ответы. Кстати, управлять вертушкой можно не только мышью, но и с клавиатуры: серым плюсом и серым минусом.

Упражнение 7.6

Попробуйте ответить на один из только что заданных на форуме вопросов.

Глава 8. Подсказки и поиск

В отличие от большинства других программ, Notes хранит свои справки в таком же формате, что и данные – то есть в виде баз. На каждом клиентском месте имеется база данных «Справка Notes 5» («Notes 5 Help»).

В «Справке Notes» следует, во-первых, искать информацию по Notes вообще, безотносительно к конкретным базам. Примеры такой информации: структура главного окна Notes, клавиатурные комбинации, общие правила работы с документами и базами. Во-вторых, в ней описывается работа с такими важными базами, как почта/календарь, «Адресная Книга» и «Закладки». Описание прочих баз и шаблонов находится в них самих, в документах «About...» и «Using...».

Применительно к стандартным базам «Справка...» абсолютно правильно делает упор не на внутреннее устройство и распределение функциональных возможностей, а на пользовательское представление. Например, один из документов справки носит название «Доступ к Web из Notes» и подробно, по шагам, с точки зрения пользователя описывает действия, которые тот должен проделать, чтобы Notes смог просматривать Веб-страницы наравне с документами из БД. На том, что для хранения настроек и Веб-страниц используются базы данных «Личная АК» и «Личный Веб-навигатор» (а также, возможно, какие-то ещё), внимание не заостряется.

Упражнение 8.1

Откройте «Справку Notes» и найдите в ней документацию по поддержке импорта и встроенного просмотра вложений того типа файлов, который вы использовали в соответствующем упражнении по текстовому редактору.

На сервере Domino расположено еще несколько справочных баз, как-то: документация для разработчика приложений, документация для системного администратора, документация по специализированным приложениям и т.д. Все они существуют только в оригинальном англоязычном варианте.

Поиск в базе

Сейчас мы умеем искать: a) документ в оглавлении по первым символам заголовка; б) текст внутри документа. Теперь рассмотрим более сложную задачу: поиск текста по содержимому всех документов в каком-либо оглавлении.

Примечание: если вы собираетесь искать текст по всем документам базы, перед началом поиска перейдите в такой раздел, который выводит полный список документов. В Почтовом Ящике, например, для этого служит раздел «Все документы».

Упражнение 8.2

Зайдите в БД электронного форума и откройте Панель поиска через меню Вид или значком "Лупа" для поиска на Панели навигации.
Панель поиска в базе данных

Кстати, в некоторых базах кнопка показа Панели поиска вынесена и на Панель операций.

Простой поиск осуществляется набором искомого слова в Панели поиска и нажатием Enter. Сложный поиск будет рассмотрен ниже после построения индекса.

Упражнение 8.3

Найдите все документы, содержащие ваше имя, фамилию или какое-то другое упоминающееся в них слово.

Список найденных документов выводится прямо в Панель оглавления текущего раздела. Возврат к стандартному содержанию Панели оглавления осуществляется кнопкой «Очистить» в Панели поиска.

Индексирование

В конце книги принято помещать алфавитный индекс, в котором указывается, на каких страницах используется тот или иной термин.

Подобно этому, для базы данных можно построить т.н. полнотекстовый индекс, который будет хранить всю информацию об используемых в документах словах и словосочетаниях. Индекс можно представить как таблицу, каждая строка которой содержит некое слово и номера документов, в которые это слово входит. Поскольку таблица отсортирована по алфавиту и содержит каждое слово ровно один раз, поиск в ней осуществляется очень быстро – быстрее, чем просмотр всей базы документ за документом.

Индекс занимает на диске дополнительное пространство, но способен ускорять поиск в десятки и сотни раз – особенно, если база расположена не на локальном компьютере, а на сервере.

Индекс хранится отдельно от базы: в каталоге, где расположена база, создается подкаталог с именем базы и расширением .ft. Поскольку для хранящейся на сервере базы индекс также создается на сервере и является ресурсом общего пользования, пользователь, создающий индекс, должен иметь право добавления данных в базу. Индекс не реплицируется между компьютерами, так что для каждой реплики его требуется создавать независимо.

Индекс создается вручную. Построенный индекс используется операцией поиска автоматически.

Если документы в базе изменяются, индекс также следует обновлять. Для локальных баз это необходимо делать вручную, для баз на сервере обновление индекса выполняет специальная задача, входящая в состав Domino и запускаемая с определённым периодом.

Создание и обновление индекса выполняется либо щелчком по метке Метка "Нет индекса" на Панели поиска на Панели поиска, либо в Окне свойств базы на закладке «Индекс». Кроме того, создание индекса можно задавать в момент создания реплики.

Упражнение 8.4

  1. Найдите в «Справке Notes» все документы со словом «Excel»
    и засеките время поиска по часам Windows.
  2. Закройте БД «Справка Notes».
  3. Через Окно свойств БД создайте для неё полнотекстовый индекс с параметрами по умолчанию.
  4. Снова откройте «Справку Notes».
  5. Проделайте заново поиск слова «Excel» и сравните, увеличилась ли скорость поиска по сравнению с неиндексированной базой.

Сложный поиск по базе

После того, как индекс построен, к поиску по документам, помимо повышения скорости, добавляются следующие возможности.

Во-первых, становится возможным указывать в строке поиска несколько слов. Если слова разделены пробелами, то ищется точное словосочетание, если запятыми – то документ, где встречается хотя бы одно из указанных слов.

Упражнение 8.5

  1. найдите в базе документы, содержащие упоминание о Word и Excel.
  2. найдите документы, упоминающие либо об Internet Explorer, либо о Netscape Navigator.

Во-вторых, Панель поиска, раскрытая кнопкой «Настройка», содержит набор дополнительных опций, позволяющих искать с указанием даты, автора, значения в конкретном поле и т.д.:

Развёрнутая Панель поиска в базе данных

Вариантов различных условий предоставляется много, но все они достаточно тривиальны и не нуждаются в пояснениях. Для повторного поиска со сложными параметрами Панель поиска содержит кнопки для сохранения и загрузки параметров.

В-третьих, появляется возможность менять состав и порядок сортировки выводимых документов. Порядок сортировки определяется через меню в развёрнутой Панели поиска. Например, пункт «показать все» переключается на полный список документов в оглавлении, помечая среди них соответствующие критериям поиска.

В-четвёртых, теперь в строке поиска можно использовать служебные слова and, not, or, exactcase, termweight, near, sentence, paragraph и т.д. Выражения можно группировать в круглые скобки, например:

exactcase (Apple and IBM) – произвести поиск двух терминов с учетом регистра.

Слова могут содержать джокеры «?» и «*»:

?утин, Па*вский.

В качестве искомого служебное слово можно использовать, заключив его в двойные кавычки, например, если вы ищете описание термина в «Справке Notes», то:

"sentence"

Упражнение 8.6

За один поиск найдите в «Справке Notes» документы с описанием изученных нами ключевых поисковых слов.

Поиск по множеству баз

???

Глава 9. Права доступа

ACL

Notes позволяет назначать разным пользователям разные права на чтение, редактирование, создание и удаление документов в базах данных. Для этого каждая база хранит т.н. «список прав доступа» «Access Control List» или ACL).

ACL - это набор записей: каждая запись содержит имя пользователя (или имя группы пользователей), и выданный ему уровень доступа.

Термин «Access Control List» и аббревиатура ACL используются не только в Lotus Notes, но и во многих других программных продуктах для обозначения такого механизма защиты.

При попытке выполнить какое-то действие, не имея на то привилегий, Notes выводит следующее сообщение:

Вы не имеете права на доступ к этой базе данных

Упражнение 9.1

Убедитесь, что у вас отсутствует доступ к Почтовым Ящикам соседей по учебной группе.

Всего уровней доступа в Notes семь:

  • Нет доступа («No Access») - в пояснениях не нуждается.
  • Корреспондент («Depositor»)
    Имеет право помещать в базу новые документы, но не имеет права читать никакие документы, даже написанные им самим.
  • Читатель («Reader»)
    В противоположность Корреспонденту, может только читать, но не может писать.
  • Автор («Author»)
    Может читать все документы и создавать новые. Может редактировать и удалять документы, если они созданы им самим.
  • Редактор («Editor»)
    Может читать, редактировать и удалять любые документы, в том числе чужие.
  • Разработчик («Designer»)
    Разработчик = редактор + может менять структуру базы. К структуре базы, в частности, относятся формы редактирования документов и внешний вид оглавления.
  • Управляющий («Manager»)
    Управляющий = разработчик + имеет право редактировать ACL, то есть назначать и менять права доступа всем остальным пользователям.

Кроме базы в целом, уровни доступа могут настраиваться для:

  • отдельных документов в базе (по типу документа и индивидуально);
  • отдельных полей в документе.

Окно просмотра и редактирования ACL вызывается либо из главного меню: Файл->База данных->Управление доступом... , либо из контекстного меню базы/закладки.

Упражнение 9.2

Откройте окно ACL для своего Почтового Ящика и ознакомьтесь с его содержимым.

Рисунок 9.1. Права доступа Публичной АК УЦВТ

Права доступа Публичной АК УЦВТ

  • В поле «Доступ» указан уровень доступа для текущей записи из списка.
  • Под полем «Доступ» находится список дополнительных ограничений. Снимая отметку с тех или иных пунктов, можно запрещать действия, изначально уровнем доступа разрешаемые.
    Например, может оказаться полезным, сняв отметку с пункта «Удаление документов» оставить Автору право только на создание и редактирование, или запретить Редактору создавать собственные документы, сняв отметку с пункта «Создание документов» (позволить только редактирование и удаление чужих).
  • В списке доступа есть обязательная запись -Default- («По умолчанию»), обозначающая пользователей, не указанных ни в одной другой записи, и необязательная запись Anonymous («Анонимный»), обозначающая пользователей, работающих без указания пароля через Web-браузер.
  • Кнопки «Добавить», «Переименовать» и «Удалить» под списком ACL служат для его редактирования.

Список присвоенных пользователю ролей в правом нижнем углу закладки «Общие», и список всех возможных ролей базы на соответствующей закладке «Группы доступа» будут рассмотрены позже.

Упражнение 9.3

  1. Разрешите левому соседу просматривать вашу почту.
  2. Убедитесь, что у вас появился доступ к Почтовому Ящику правого соседа.

Две оставшиеся закладки прежназначены для Управляющего.

На закладке «Журнал» выводится протокол всех предыдущих редактирований ACL.

Закладка «Дополнительные» содержит опции, предназначенные в первую очередь для разработчика базы и администратора, на сервере которого база находится. Пользователю, даже если он имеет права Управляющего, не рекомендуется их менять. Тем не менее, имеет смысл обратить внимание на поле «Предельный уровень доступа через Интернет». Оно позволяет ужесточить доступ к базе из Интернет-приложений по сравнению с доступом из Notes, поскольку без специальных настроек Интернет-протоколы обладают меньшей защищённостью по сравнению с фирменным протоколом Notes.

Группы пользователей и компьютеров

В реальном мире права доступа сотрудника к тому или иному документу зависят не от его имени, а от его места в служебной иерархии: номера отдела, в котором он работает, выданной ему формы допуска и т.д. Notes предоставляет возможность использовать для доступа к базам ту же систему: создавать описания групп пользователей, и в ACL базы перечислять не всех пользователей поимённо, а группы.

Например, группа «UCVT users» ("«Пользователи УЦВТ»") включает в себя всех, кто имеет право доступа к компьютерам Учебного Центра. В эту группу входит подгруппа (поскольку группы могут быть вложенными) «UCVT stuff» («Служащие УЦВТ"»), в неё входит группа «UCVT teachers» («Преподаватели УЦВТ»), в неё - «Teachers at Roustavely» («Преподаватели на ул.Руставели»), а в ней уже перечислены конкретные фамилии. В ACL включается группа, и назначаемый группе уровень доступа распространяется на всех её членов.

В ACL базы, кроме пользователей, перечисляются еще и серверы, т.е. другие компьютеры, работающие под управлением Lotus Domino. Каждый из них обслуживает другое подразделение или организацию. Назначение уровня доступа для сервера эквивалентно ограничению этим уровнем максимальных прав для всех работающих на нём пользователям. Это позволяет управлять доступом целых сетей без необходимости знать что-либо об их структуре или работающих там сотрудниках.

Серверы также могут объединяться в группы. Серверных групп Notes заводит как минимум две: серверы главного офиса («LocalDomainServers») и серверы филиалов («OtherDomainServers»). Как правило, локальным серверам для управления хранящимися на них базами требуется во всех репликах на всех серверах выдавать уровень доступа Управляющий.

Значки слева от записей в списке ACL уточняют тип записи: пользователь, группа пользователей, сервер, группа серверов, смешанная группа пользователей и серверов. Поле «Тип пользователя» в правом верхнем углу закладки содержит текстовое пояснение.

Пример назначения ACL

Допустим, в базы Notes требуется перевести документацию, сопровождающую учебный курс:

  • конспект лекций и задания для контрольных работ;
  • выполненные учащимися задания;
  • классный журнал;
  • отзывы учащихся о процессе обучения.

Пусть каждый из четырех перечисленных видов документации хранится в отдельной базе. К документации должны иметь доступ следующие категории лиц:

  • учащиеся;
  • преподаватели;
  • директорат.

Упражнение 9.4

Предложите расстановку прав доступа к базам для каждой категории пользователей.

Права пользователя

В окне ACL права доступа показаны в том виде, в каком они хранятся в базе. Ваш доступ там задан, скорее всего, не прямо, а опосредованно, через одну из групп, членом (или членом подгруппы) которой вы являетесь.

Чтобы определить ваши права доступа к базе, необходимо просмотреть все перечисленные в ACL группы, все их подгруппы, все подгруппы подгрупп,... и т.д., чтобы найти в них ваше имя. Notes может проделать эту операцию автоматически.

Упражнение 9.5

Используя Панель состояния, определите свой уровень доступа к БД «Notes Q&A».

Значок в шестом слева (или третьем справа) поле Панели состояния указывает ваш уровень доступа (например, очки обозначают Читателя), а щелчок по нему выводит окно с полной информацией:

Notes определил ваш фактический уровень доступа к базе

Обратите внимание, что текст из окна «Группы и роли» попал в Панель состояния и некоторое время будет виден в выпадающем списке.

Упражнение 9.6

Узнайте ваши права доступа к коллективной БД, указанной преподавателем, например, к «UCVT's Address Book». Можете ли вы помещать туда информацию? Редактировать её?

Упражнение 9.7

Узнайте, кто имеет право читать ваш Почтовый Ящик?

Ограничение доступа к элементам базы

В приведённом примере связанные по смыслу данные пришлось разнести по разным базам только потому, что внутри одной базы одна категория лиц имеет фиксированный уровень доступа: например, к контрольным заданиям учащиеся имеют уровень доступа Корреспондент, а к конспекту лекций - Читатель.

На практике все документы для всех учебных групп и всех категорий пользователей могут быть сведены в одну-единственную базу, так как Lotus Notes позволяет Разработчику накладывать на отдельные части базы - оглавления и документы - дополнительные ограничения сверх указанных в ACL.

Управление доступом к оглавлениям

Доступ к оглавлениям может быть ограничен:

  • владельцем и разработчиком базы;
  • создателем оглавления, то есть таким пользователем, для которого в ACL базы включены флаги «Создание личных папок» и «Создание общих папок».

Управлять оглавлениями (создавать, изменять, переносить, удалять) можно из стандартного клиентского ПО. Компонент Notes Designer для этого не требуется.

Упражнение 9.8. Ограничение доступа к оглавлениям

  1. Пропустите это задание, если вы недостаточно опытный пользователь!
  2. Создайте в своём ПЯ на сервере новое представление «Для подружки» с наследованием дизайна от представления «Все документы».
  3. Добавьте в ACL своего ПЯ обоих соседей.
  4. Откройте на редактирование новое представление и через Плавающее Окно свойств запретите просмотр для левого соседа.
  5. Убедитесь, что в ПЯ левого соседа раздел «Для подружки» для вас открыт, в ПЯ правого соседа - закрыт.
  6. После выполнения предыдущих шагов вашими соседями удалите их имена из ACL своего ПЯ.

Управление доступом к отдельным документам

Автор ограничивает доступ к документу, используя Плавающее Окно свойств:

Выборочный запрет доступа к документам

Упражнение 9.9. Ограничение доступа к выбранным документам

  1. Создайте в ПЯ черновики писем под заголовками Доступ по умолчанию и Ограниченный доступ.
  2. Добавьте вашего левого соседа в ACL своего ПЯ с правами Читателя.
  3. Закройте ему доступ ко второму письму.
  4. Откройте ПЯ вашего правого соседа, убедитесь в наличии доступа к первому письму и отсутствии доступа ко второму.
  5. После выполнения предыдущих шагов вашим левым соседом удалите его имя из ACL своего ПЯ.

По умолчанию ACL документа и оглавления включает в себя только записи из ACL базы. Дополнительные имена из Адресных Книг открываются щелкчком по Человек: point and shoot справа от списка.

Управление доступом к документам по их типу

В предыдущем разделе рассмотрена возможность выборочного ограничения доступа к уже существующим документам. Однако Разработчик БД может встать перед той же необходимостью – разграничивать доступ к документам в зависимости от их типа и содержания – когда разрабатываемая база ни одного документа ещё не содержит.

Например, в Публичной АК пользователь имеет право редактировать свою учётную запись, не имеет права редактировать чужие учётные записи, и не имеет права создавать новые документы никаких типов. При этом создателем, т.е. фактическим автором своей учётной записи он не является, что не мешает ему тем не менее её изменять. Каким образом достигается такое гибкое сочетание прав доступа?

Ответ: не только документы, но и формы могут содержать список пользователей, групп и ролей (о которых - чуть ниже), которым разрешено:

  • создавать документы посредством данной формы;
  • просматривать документы, созданные посредством данной формы;
  • редактировать документы, созданные посредством данной формы.

Так, формой для создания пользовательских учётных записей разрешено пользоваться только членам группы «[UserCreator]». В каждой записи форма автоматически создаёт два невидимых поля типа «Авторы»: Owner и DocumentAccess. В первое из них записывается имя владельца учётной записи, во второе - название группы «[UserModifier]». Созданный документ, таким образом, смогут изменять только они и Редакторы базы.

Ещё одна защитная опция, которую форма устанавливает на поля в документе, запрещает редактирование поля, если пользователь имеет уровень доступа к базе ниже Редактора.

Упражнение 9.10

Какие поля в учётной записи в Публичной АК имеет смысл защищать от редактирования Авторами?

Роли

Допустим, программист разрабатывает некую базу-приложение общего назначения. Копии базы будут использоваться разными организациями, то есть круг пользователей заранее неизвестен даже приблизительно. Документы и оглавления внутри базы имеют раздельный доступ. Какие имена разработчик должен вписать в ACL, если ему неизвестна пользовательская иерархия организации, в которой база будет использоваться?

Вариант 1: придумать собственный набор групп, например, TeachDb.Boss, TeachDb.Teachers, TeachDb.Students. В документации к базе указать, что администратор Domino при инсталляции базы должен создать данные группы и заполнить их конкретными именами. Данный вариант имеет два недостатка.

Первый недостаток: имена групп для разных баз могут совпадать (вступать в конфликт), если разработчики сделали их простыми и короткими; в противном случае имена групп могут оказаться слишком длинными и трудными для запоминания.

Второй недостаток: при увеличении количества баз на сервере Публичная АК переполняется наборами групп, каждый из которых служит для обслуживания соответствующей базы. Зачастую группы, относящиеся к разным базам, будут логически эквивалетны и с одинаковым содержанием. Системному администратору будет всё сложнее ими управлять.

Для преодоления этих недостатков во многих информационных системах, и Notes/Domino в том числе, используется т.н. ролевой механизм. «Роль» («Role», «Группа доступа») - это псевдо-группа, определённая Разработчиком базы и хранящаяся в ACL. Роли используются для указания прав доступа к формам, документам и оглавлениям наравне с обычными группами и именами из Адресной Книги. Фактический пользователь проверяется на наличие у него той или иной роли только при операциях внутри этой базы. Разные базы, таким образом, могут свободно использовать одинаковые названия ролей.

Затем, когда база отдаётся из разработки в эксплуатацию, Управляющий базы редактирует ACL: заполняет её фактическими именами и названиями групп из Адресной Книги, после чего назначает им роли из представленного в базе списка.

Таким, образом, Разработчик задаёт состав ролей + уровни доступа для их обладателей. Управляющий задаёт наличие ролей у тех или иных фактических пользователей и групп.

Упражнение 9.11

Предложите состав ролей для базы «Учебный процесс».

Упражнение 9.12

Перечислите роли, присвоенные вам в Публичной АК.

Обратите внимание, что даже имея права Автора для Публичной Адресной Книги, вы не можете создавать и редактировать в ней описания пользователей, серверов и групп, так как вам не присвоена соответствующая роль:

Список ролей в Публичной АК

Упражнение 9.13

  1. Создайте в ACL своего ПЯ роль «SecretLook».
  2. Разрешите обоим соседям читать ваш ПЯ; левому соседу назначьте роль «SecretLook».
  3. Создайте в своём ПЯ папку «Секретная».
  4. В свойствах созданной папки разрешите доступ к ней только обладателям роли «SecretLook».
  5. Поместите в папку 1-2 произвольных документа.
  6. Откройте почтовые ящики соседей и убедитесь, что к новой папке вы можете обращаться только в том ПЯ, где вам назначена роль «SecretLook».
  7. Удалите из ACL своего ПЯ имена ваших соседей и роль «SecretLook».

Доступ к локальным базам

На самом деле Notes, кроме особых случаев, ACL баз не проверяет - эту проверку выполняет cервер Domino, когда получает от клиентов Notes запросы на доступ к расположенным под его управлением базам. Domino читает из базы ACL, определяет уровень доступа для данного пользователя, и в зависимости от уровня обрабатывает запрос либо отказывает в его выполнении.

Notes при этом просто отправляет запросы к серверу, не разбираясь, являются ли они правомочными, или нет.

Точно так же Notes работает и с локальными базами: независимо от ACL локальной базы, пользователь (поскольку защитной прослойки в виде сервера Domino между Notes и файлом базы здесь нет) может читать все документы и вносить любые изменения.

Страшного в этом ничего нет. Действительно, локальная база может быть либо создана пользователем самостоятельно - в таком случае он является ее менеджером и уже поэтому получает все привелегии доступа, либо быть репликой коллективной базы. Однако реплицирование происходит через сервер, а он проверяет ACL: и при передаче документов клиенту, и при приеме от клиента. Таким образом, в локальную реплику не попадут запрещенные для просмотра документы, а в оригинал на сервере - недозволенные изменения.

Впрочем, менеджер базы имеет возможность заставить Notes проверять права доступа, даже когда база находится на локальном диске и Notes работает с нею напрямую. Делается это установкой флажка Файл->База данных->Управление доступом->Дополнительно->Использовать единую таблицу управления доступом для всех реплик.

Эту возможность используют многие приложения на платформе Domino, например, LearningSpace и Domino.Doc.

Администратор сервера может обойти такую защиту директивой Disable_Local_Access_Control=1 в NOTES.INI.

Заключение

  • Каждая база хранит ACL = Access Contol List = список прав доступа.

  • Каждая запись в ACL содержит имя пользователя, сервера или группы, уровень доступа и уточнения к уровню доступа.

  • Помимо доступа к базе, Разрабочик имеет возможность запрещать просмотр конкретных оглавлений, создание, просмотр и редактирование отдельных типов документов. Управляющий имеет возможность запрещать доступ к конкретным документам.

  • Роли можно понимать как набор созданных разработчиком бирок. Разработчик прикрепляет бирки к формам и оглавлениям, Управляющий прикрепляет бирки к конкретным именам в ACL.

  • Список прав доступа к базе выводится в специальном окне, вызываемом из главного меню или контекстного меню базы.

  • Вытекающие из ACL права конкретного пользователя показываются значком в третьем справа поле Панели Состояния. При щелчке по этому полю выдаётся окно с развернутой информацией.

  • При обращении к локальным базам Notes не проверяет права доступа, если только база не содержит дополнительной защиты.

Глава 10. Репликация

Определение, принцип действия, обоснование необходимости

Допустим, пользователь из дома через модем работает с коллективной базой данных, расположенной на сервере. Основных недостатков у интерактивного доступа два:

  • загрузка оглавлений и документов (в особенности документов с картинками, внедренными документами Microsoft Office и проч.) происходит сравнительно медленно и заставляет пользователя большую часть времени проводить в ожидании;
  • во время просмотра и редактирования документов телефонная линия занимается впустую.

То есть, одновременно:

  • скорость работы уменьшается;
  • надежность снижается (из-за обрывов связи);
  • стоимость увеличивается.

Однако скопировать файл с базой домой для автономного редактирования (например, посредством сети Microsoft) невозможно, так как:

  • в это же время её вариант на сервере может изменяться другими пользователями;
  • копирование большой базы с сервера на рабочее место и обратно может занять ещё больше времени, чем создание/редактирование/просмотр нескольких документов непосредственно на сервере.

Для преодоления этих ограничений в Notes реализован механизм под названием «репликация». Применительно к базам данных его можно расшифровать как «синхронизация содержимого двух экземпляров одной базы, хранящихся на разных компьютерах, и в течение некоторого времени изменявшихся независимо».

Различные экземпляры одной базы данных Notes называются репликами.
Процесс обмена изменениями между базами называется реплицированием.
Новые реплики порождаются от существующих неким специальным образом.

Термин «репликация» является общепринятым и используется не только в Notes, и не только применительно к базам данных. Например, в операционной системе Windows 2000 имеется файловый репликатор, позволяющий синхронизировать содержимое каталогов на локальном и удаленном компьютерах. Однако в большинстве других СУБД, в отличие от Notes, подобная возможность либо не реализована, либо реализована позже и менее полно.

Полезность такого механизма, как репликация, вообще говоря, обуславливается тем, что на практике поставщики и потребители информации часто оказываются территориально удалены друг от друга (например, сеть гостиниц в одной стране и сеть туристических агентств в другой). Если какая-то группа пользователей находится слишком далеко от центрального хранилища данных, имеет смысл организовать поблизости от них промежуточное хранилище, которое будет синхронизировать (реплицировать) своё содержимое с центральным. Обращение к данным в промежуточном хранилище вместо центрального принесёт следующие очевидные преимущества:

  1. Скорость работы пользователей вырастет.
  2. Одновременно за счёт уменьшения загрузки внешнего канала уменьшится стоимость работы.

В случае с коммутируемым доступом из дома промежуточное хранилище организуется непосредственно на домашней рабочей станции.

В момент реплицирования между двумя экземплярами базы Notes проверяет, какие изменения произошли в них с момента последней репликации:

  • если в реплике А за это время появился новый документ,
    он копируется в реплику Б;
  • если уже существовавший документ в реплике А был изменен,
    в реплике Б он заменяется новым вариантом из А;
  • если документ был удален в А, он удаляется из Б.

Также предметом репликации является структура базы, то есть:

  • список прав доступа (ACL);
  • формы просмотра и редактирования документов;
  • разделы оглавления, и т.д.

Применительно к данным, разработчик базы (или разработчик шаблона, из которого создал базу её владелец) может сделать репликацию не подокументной, а на уровне отдельных полей в документе (назовем её “ячеечной”).

Пример ситуации, когда это может оказаться полезным: пусть документы в базе "Журналы учебных групп" содержат 2 поля: "Куратор" и "Список учащихся". Репликация на уровне полей позволит редактировать разные части документа в разных репликах независимо друг от друга, не вызывая конфликтов. Однако чем сильнее взаимосвязаны поля в документах, тем осторожнее следует использовать “ячеечную” репликацию.

Ещё один пример: передача документа с вложенными файлами через ненадёжную телефонную линию. Чем больше количество фрагментов, на которые разбит исходный файл (каждый фрагмент вкладывается в документ отдельным вложением), тем реже потребуется повторная репликация из-за обрывов связи.

Репликация баз, если учреждение имеет распределённую структуру, используется также между локальными сетями площадок и филиалов, В этом случае в каждом из филиалов желательно иметь сервер, который будет обслуживать соответствующую локальную сеть. На каждом из этих серверов требуется сделать реплики баз данных общего пользования и настроить периодическое реплицирование между серверами. Эту работу выполняет администратор сервера или привилегированный пользователь.

Даже при работе внутри локальной сети имеет смысл делать реплики баз с сервера на локальный диск и работать с ним автономно, если сеть или сервер перегружены или подвержены сбоям. В таком случае ни состояние сети, ни состояние сервера на вашу работу существенно влиять не будут.

Однако следует помнить, что Notes не проверяет ACL у локальных баз, и позволяет любому пользователю просматривать и изменять их. Среплицировав базу на локальный диск рабочей станции, не забудьте после работы удалить локальную реплику, если есть риск, что после вас за компьютер сядет посторонний!

Создание и инициализация новых реплик

Как правило, новая реплика создаётся в два приёма:

  1. Сначала на Панель закладок помещается закладка исходной базы.
  2. Затем в глобальном меню Файл или в контекстном меню закладки выбирается пункт Репликация->Создать реплику....

Упражнение 10.1

Создайте на локальном диске реплику коллективной базы, расположенной на сервере. Обратите внимание, что по умолчанию параметр «Создать» установлен в значение «При ближайшей репликации».

Рисунок 10.1. Создание локальной реплики коллективной базы

Создание локальной реплики коллективной базы

Примечание: пункт создания реплики в главном меню в качестве исходной использует базу, открытую в текущем окне. Окно «Добро пожаловать» принадлежит базе «Закладки», хранящейся в файле bookmark.nsf.

В локальном каталоге данных появится незаполненная данными база:

Неинициализированная реплика в каталоге данных

Notes формирует для неё специальное временное название, состоящее из имени сервера и файла, в котором находится исходная база. Никаких других данных в настоящий момент новая реплика не содержит. При попытке открыть новую реплику Notes выдаст следующее сообщение:

База данных инициализирована не полностью

Компонент Notes, ответственный за синхронизацию реплик, называется «Репликатор». Окно Репликатора открывается автоматически перед выполнением всех связанных с ним операций. В нашем случае его потребуется открыть вручную с помощью специальной закладки:

Закладка Репликатора

Упражнение 10.2

Cреплицируйте данные из коллективной реплики в локальную:
  1. Откройте Репликатор.
  2. Перейдите к записи, соответствующей базе.
  3. Запустите репликацию через контекстное меню записи.

Примечание: обратите внимание, что репликация происходит в фоновом режиме и не мешает вашей работе. Попробуйте попереключаться между окнами Notes, пока она производится.

Рисунок 10.2. Реплицирование выбранной базы

Реплицирование выбранной базы

Теперь новая реплика полностью проинициализирована и готова к работе. Контекстное меню закладки базы содержит список компьютеров, на которых присутствуют экземпляры (реплики) данной базы. Сейчас этот список пополнился пунктом «Локальный компьютер»:

Список компьютеров, хранящих реплики данной базы

Таким образом, одна закладка служит для доступа к нескольким базам, расположенным на разных компьютерах; если точнее – к нескольким репликам одной базы. С какой именно репликой работать в данный момент, пользователь выбирает через выпадающее меню.

Синхронизация реплик

Упражнение 10.3

  1. Добавьте документ в локальную реплику.
    Измените в локальной реплике какой-нибудь из документов, созданных Вами ранее.
  2. Убедитесь, что текущей репликой закладки является реплика на локальном компьютере.
  3. Из контекстного меню закладки выберите пункт Репликация->Реплицировать....
  4. В открывшемся окне выберите режим «Реплицировать с выбором параметров» и нажмите «OK».
  5. в окне выбора параметров сразу нажмите «OK» – этот режим мы выбрали не для того, чтобы менять параметры, а чтобы познакомиться с реплицированием в монопольном режиме.
  6. Дождитесь завершения реплицирования.

Рисунок 10.3. Выбор режима репликации

Выбор между монопольным и фоновым режимом

После выполнения этого задания окно «Статистика реплицирования» должно содержать следующие значения:

  • отправлено одно добавление и одно обновление;
  • принято N добавлений и N обновлений, где N - количество слушателей, справившихся с этим заданием быстрее, чем вы.

Окно со статистикой репликации

Первая и последующие репликации

Обратите внимание, что вторая репликация заняла гораздо меньше времени, чем первая. При первой на локальный компьютер была скопирована вся база целиком. При всех последующих репликациях передаются только изменения.

Первая репликация занимает много времени, даже если в база вообще не содержит никаких документов. Объясняется это тем, что помимо документов, база Notes содержит описание своей структуры, то есть внешнего вида и поведения документов, оглавлений и т.д. Большая часть времени первой репликации тратится на их копирование.

Кроме того, перед первой репликацией Notes создаёт в реплике т.н. журнал репликаций, в котором сохраняется состояние реплики после каждой синхронизации. Наличие журнала экономит время на поиск изменившихся данных в начале следующей репликации, хотя в некоторых случаях способно приводить к тому, что некоторые изменения останутся незамеченными. Во всяком случае, если репликация не выполнялась больше месяца, журнал рекомендуется сбрасывать: меню Файл->Репликация->Журнал..., кнопка «Очистить».

Упражнение 10.4

Просмотрите и очистите журнал репликаций для локальной реплики использовавшейся в предыдущих упражнениях базы.

Фоновый и монопольный режим

Мы получили возможность сравнить два режима репликации базы: в фоновом (задание 2) и монопольном режиме (задание 3). Какой из них предпочтительнее? Используйте монопольный режим в следующих случаях:

  1. Вам требуется реплицировать с параметрами, отличными от тех, которые использовались в прошлый раз.
  2. Вам нужен подробный отчет о репликации.
  3. До завершения репликации выделенной базы вам нечем заняться.
  4. В компьютере установлено мало ОЗУ (фоновому репликатору для работы требуется дополнительная память).

Во всех остальных случаях, особенно при работе из дома, используйте фоновый репликатор.

Репликатор

Окно Репликатора – это то место, из которого осуществляется всё управление синхронизацией баз между вашей рабочей станцией и серверами. В частности, в противоположность рассмотренному выше поштучному реплицированию, здесь можно запустить на реплицирование все базы сразу. Для этого служит кнопка «Начать». Окно Репликатора занято набором записей, указывающих подлежащие реплицированию базы. Каждая запись содержит следующие элементы:

Запись в окне Репликатора

  1. Отметка-«checkbox»: по команде «Начать» реплицируются только те базы, для чьих записей она установлена.
  2. Восклицательный знак означает базу с высоким приоритетом репликации. Такие базы всегда реплицируются в первую очередь. Кроме того, базы с высоким приоритетом можно реплицировать отдельно от остальных баз.
  3. Иконка базы.
  4. Название базы.
  5. Направление репликации: стрелка влево = приём с сервера, стрелка вправо = передача на сервер.
  6. Дата последней репликации.
  7. Название сервера, с которым производилась репликация;
    количество принятых и отправленных документов;
    если репликация завершилась неудачей, то текст ошибки.

Примечание: двойной щелчок по записи в окне Репликатора открывает соответствующую базу.

Записи в окно Репликатора добавляются автоматически, в момент создания пользователем новой реплики.

Упражнение 10.5

Как вы думаете, какую базу, или базы, имеет смысл реплицировать в первую очередь? Почему?

Упражнение 10.6. Групповая репликация

  1. Создайте локальную реплику базы ещё одной коллективной базы.
  2. Убедитесь, что в окне Репликатора появилась её запись.
  3. В списке для коллективной репликации оставьте только две коллективных базы: из этого и предыдущего заданий.
  4. запустите групповую репликацию и дожитесь ее завершения.

Параметры репликации, хранящиеся в Notes

Щелчком по стрелке (указателю направления репликации) на записи репликации открывается окно настройки параметров. Также его можно открыть из контекстного меню этой записи (щелчок правой кнопкой, пункт Параметры...):

Свойства записи реплицирования

Здесь можно выбрать:

  • направление репликации;
  • сервер, или серверы, на которых расположена вторая реплика;
  • степень загрузки документов (её мы изменять не будем).

Указанные параметры используются затем постоянно.

Упражнение 10.7. Настройка параметров репликации

  1. настройте для первой базы репликацию только на приём.
  2. настройте для второй базы репликацию только на передачу.
  3. для первой базы в качестве сервера репликации выберите «любой удачный, начиная с ...».

Эти параметры можно выбирать и для однократного применения: из контекстного меню базы выберите Репликация->Реплицировать..., затем «Реплицировать с выбором параметров»:

Свойства записи реплицирования

Упражнение 10.8. Разовая настройка параметров репликации

Среплицируйте первую коллективную базу на сервер (без приёма с сервера), не меняя постоянных параметров репликации.

Проверка прав доступа

Список прав доступа к базе используется сервером при репликации точно так же, как и при интерактивной работе:

  • сервер будет посылать удаленному компьютеру только те документы, на которые тот имеет уровень доступа не ниже Читателя;
  • сервер будет принимать в расположенную на нём базу только те документы от удаленного компьютера, на которые удаленный компьютер имеет права Корреспондента, Автора или Редактора.

Клиентская часть Notes не проверяет права доступа тех баз, которые читает из файлов на локальном диске, но в этом нет ничего страшного: локальные реплики изначально не будут содержать данных, которые данному пользователю знать не полагается. При этом в локальной реплике пользователь может менять любые документы, как ему заблагорассудится, но реплицированием он не сможет отправить недозволенные изменения в оригинал базы, расположенный на сервере.

Репликация по расписанию

Репликацию можно сделать автоматической, повторяемой через определенные интервалы времени. В первую очередь, это имеет смысл при работе в офисе.

Для настройки и включения периодической репликации служит верхняя запись на листе Репликатора:

Запись автоматической репликации

Примечание: на время настройки галка с этой записи должна быть снята!

Собственно настройка сводится к редактированию секции «Репликация» в текущем документе «Место вызова». Сам документ находится в вашей Личной АК. Его название выводится в Панели состояния Notes во втором справа поле. Подробнее его назначение и настройка рассматриваются в главе «Настройка рабочей станции».

Параметры автоматической репликации

Упражнение 10.9. Настройка параметров периодической репликации

  1. Убедитесь, что в окне Репликатора периодическая репликация отключена.
  2. Настройте периодическую репликацию каждые 10 минут и сохраните документ «Место вызова».
  3. В окне Репликатора включите периодическую репликацию.

Списки реплицирования для разных мест вызова

Со своего рабочего места пользователь может реплицировать базы с разными серверами. Из дома пользователь может устанавливать телефонное соединение с разными площадками. В зависимости от этого, набор баз и параметры их репликации (в частности, имя сервера, с которым надо реплицироваться), будет меняться.

По этой причине все настройки репликации Notes хранит не в единственном экземпляре, а по одному для каждого «Места вызова». Набор записей в окне Репликатора для всех мест вызова остаётся одним и тем же, но параметры записей для каждого места вызова настраиваются отдельно.

Упражнение 10.10. Зависимость параметров периодической репликации от текущего Места вызова

  1. Запомните текущее Место вызова во втором справа поле Панели состояния Notes.
  2. Через меню в этом поле переключитесь в Место вызова «Нет Связи» или «Home Island».
  3. Настройте для какой-нибудь базы репликацию только на передачу.
  4. Настройте для какой-нибудь другой базы репликацию только на приём.
  5. Переключитесь в первоначальное Место вызова и убедитесь, что направление репликации баз соответствующим образом изменилось.

Исключение из списков реплицирования

Если требуется гарантированно исключить синхронизацию локальной реплики с вариантами на серверах, следует нажать клавишу Delete на её записи в Репликаторе. Поскольку для всех местоположений набор записей одинаков (меняются только их параметры), репликация данной базы будет отключена.

Восстановить соответствующую запись впоследствии можно, произведя для данной базы фоновую репликацию. В предыдущей версии Notes для восстановления базы было достаточно перетащить иконку базы с Рабочей области на лист Репликатора.

Параметры репликации, хранящиеся в базе

Частично Notes хранит параметры репликации базы не внутри самой базы, а вне её, ставя их в соответствие тому Месту вызова, в котором работает в данный момент. Эти параметры редактируются, как было показано выше, перед началом монопольной репликации или в окне Репликатора.

В дополнение к этому каждая база содержит некоторое множество дополнительных свойств. Эти свойства действительны для данной реплики для всех пользователей и Мест вызова. Разные реплики одной базы могут иметь разный набор параметров репликации. Здесь состав сведений, которые Notes должен принимать и передавать в момент синхронизации с другими репликами, может быть расписан очень детально:

Параметры репликации базы данных

Как правило, рядовому пользователю нет нужды не только редактировать эти данные, но даже знать об их существовании: ему вполне достаточно тех общих настроек, которые производятся на листе Репликатора. Последняя инстанция, для которой параметры репликации базы могут представлять интерес – это администратор сервера Domino.

Конфликты

Что произойдет, если несколько пользователей отредактируют в своих локальных репликах один и тот же документ, а потом среплицируют изменения на сервер? Возникнет т.н. «конфликт репликации». В Панели содержания появятся записи следующего вида:

Отметка о конфликте репликации

Здесь сохранены два варианта одного и того же документа: первый - с оригинальным заголовком, второй - с заголовком «Конфликт...» в сворачиваемой секции под первым. Кто-то, имеющий уровень доступа не ниже Редактора, должен решить, какой из документов будет оставлен в базе в качестве итогового и стереть остальные варианты.

Аналогичный конфликт возникает, когда один и тот же документ пользователь открывает на редактирование одновременно в двух окнах (открыл, вернулся в оглавление, снова открыл, сохранил, вернулся в первое окно, снова закрыл). Для того, чтобы разрешить такой конфликт, т.е. стереть лишние варианты документа, пользователю необходим уровень доступа не ниже Автора.

Упражнение 10.11

  1. Создайте в локальной реплике коллективной базы произвольный документ.
  2. Отреплицируйте изменения на сервер.
  3. Отредактируйте документ в локальной реплике.
  4. Отредактируйте тот же самый документ в реплике на сервере.
  5. Среплицируйте изменения в коллективной базе между рабочей станцией и сервером.
  6. Найдите конфликт репликации и удалите его.

Создание реплики без связи с исходным сервером

Реплику базы можно создать даже тогда, когда нет ни закладки исходной базы в окне Notes, ни связи с сервером Domino, на котором расположена база. Правда, особенности интерфейса Notes R5 требуют, чтобы при этом была открыта Рабочая область, прилагающаяся к современному оформлению как наследство от предыдущей версии.

Упражнение 10.12. Создание слепой реплики

  1. Откройте окно Рабочей области.
  2. Щёлкните мышью по пустому месту листа Рабочей области, чтобы «отжать» текущую иконку.
  3. Выберите пункт меню Файл->Репликация->Создать реплику....
  4. В открывшемся окне «Выбор базы данных» заполните поля «Сервер» и «Имя файла», после чего нажмите «Выбрать»:
    Создание реплики без связи с сервером, на котором находится оригинал
  5. В окне «Создание реплики» (обратите внимание, что заголовок окна не содержит имени реплицируемой базы) может потребоваться назначить локальной реплике другое имя файла, но как правило, можно немедленно нажимать «OK».

Таким образом, соединение с сервером потребуется только при последующей инициализации реплики, (которая может быть произведена и автоматически), но не требуется в момент создания реплики. Существуют ситуации, когда такая возможность оказывается совершенно незаменимой для системного администратора: например, сервер администрируется в течение рабочего дня, а связывается с внешним миром по телефонной линии по ночам. Однако для рядового пользователя всего лишь интересна, и не более того.

Упражнение 10.13. Создание «слепой» реплики

  1. Переключитесь в место вызова «Нет Связи» или «Home Island».
  2. Убедитесь, что связь с сервером отсутствует.
  3. Создайте слепую реплику коллективной базы.
  4. Переключитесь в первоначальное место вызова.
  5. Через 10 минут убедитесь, что локальная реплика автоматически заполнилась данными.

Создание реплики на целевом сервере

Рядовому пользователю приходится порождать реплики только в одном направлении: с сервера на рабочее место. Разработчикам баз данных, а также пользователям, создающим коллективные базы из готовых шаблонов, может потребоваться и обратная операция, то есть создание базы на рабочем месте и её последующее реплицирование на сервер.

Создается реплика на сервере точно также, как и локальная: щелчком по закладке исходной (локальной) базы и выбором пункта меню Файл->Репликация->Создать реплику.... В открывшемся диалоговом окне в поле «Сервер» следует ввести имя целевого компьютера.

Можно порождать реплики с сервера на сервер. И в этом случае начинать создание надо либо щелчком по закладке исходной базы (на сервере), либо (если исходный сервер недоступен) щелчком по пустому месту на Рабочей области.

И в том, и другом случае в обязательном порядке требуются две вещи:

  • связь с целевым сервером в момент создания реплики;
  • полномочия на создание реплик на этом сервере.

Примечание: помните, что за пределами Рабочей области в качестве исходной автоматически берётся та база, в окне которой вы сейчас находитесь.

Полномочия на создание новых баз и реплик пользователям выдает администратор сервера.

Внутренние двоичные имена баз и документов

Каким образом Notes определяет, что содержимое двух неодинаковых файлов на разных компьютерах является экземплярами одной базы, и складывает их в одну закладку?

Во-первых, не по имени файла, так как при создании реплики пользователь может выбрать для нового файла любое имя.

Во-вторых, не по имени базы, так как дизайнер базы может свободно изменять его для любой из реплик (откуда затем оно будет среплицировано во все остальные реплики).

Аналогичная проблема возникает и с конфликтами репликации документов. Как определить, что два неодинаковых документа в разных репликах получены путем независимого редактирования какого-то ранее существовавшего документа?

Для решения этих задач Notes присваивает базам, разделам, формам, документам и всем прочим данным т.н. двоичные имена. Двоичные имена, в отличие от имён символьных:

  • имеют фиксированную длину и нечитабельный вид,
    что упрощает машинную обработку и усложняет ручную;
  • с момента создания никогда не изменяются;
  • никогда не бывают одинаковыми для разных элементов (применительно к документам - не бывают одинаковыми внутри одной базы).

Как правило, двоичное имя объекта, если оно у него есть, выводится в его окне свойств на закладке «Коды документов» в поле «Код»:

Двоичные имена документа и базы, отображаемые в Окне свойств

Когда говорят «NoteID», подразумевают двоичное имя документа, уникальное для данной реплики (16-разрядное). В разных репликах один и тот же документ может иметь разные NoteID, а один и тот же NoteID может использоваться для разных документов. В дополнение к NoteID каждый документ имеет т.н. «Unquie ID», или «UNID» – двоичное имя, одинаковое для всех реплик базы.

Наконец, двоичное имя базы данных обозначают термином «Replica ID».

Отдельный вопрос: как реплицировать удаления? Если документ есть в реплике А и отсутствует в реплике Б, то что это означает: что он был создан в А и теперь должен быть скопирован в Б, или что после предыдущей репликации он был удален из Б и теперь должен быть также удален из А ?

Для решения этой проблемы после удаления документа Notes продолжает хранить в базе его UNID ещё в течение 30 суток (если точнее - 1/3 от срока хранения неизменившихся документов, задаваемого в параметрах репликации базы, по умолчанию составляющего 90 дней), и при реплицировании удаляет документы с таким UNID из других реплик.

Упражнение 10.14

Объясните, в чём отличие между пунктами меню Файл->База данных->Создать копию... и Файл->Репликация->Создать реплику....

Перенос реплик в виде файлов

У пользователей, имеющих домашнее рабочее место Notes, часто возникает вопрос: можно ли создавать на домашнем компьютере реплики коллективных баз не через соединение с сервером (которое в случае использования телефонной линии может потребовать очень много времени), а принеся файл с базой домой на дискете?

Ответ: да (с оговорками).

Первая репликация всё равно займёт больше времени, чем все остальные, потому что каждая реплика содержит журнал репликаций и ряд других данных, специфичных именно для неё. Эти данные Notes автоматически построит при первой репликации, но на это потребуется дополнительное время.

Тем не менее, если база перенесена на удалённую рабочую станцию на дискете, первая репликация пройдёт существенно быстрее, потому что реплицировать потребуется только отличия в документах и дизайне (которых, скорее всего, будет не так уж и много) – вместо всей базы целиком.

Когда вы по очереди поместите значки локальной и коллективной реплик на Панель закладок, они сложатся в общий значок, поскольку у представляемых ими баз одинаковое двоичное имя (ReplicaID). При этом на странице Репликатора появится соответствующая запись.

Существует и более простой вариант добавить в закладки несколько реплик с разных компьютеров, который не требует указывать имя файла очередной реплики. Вместо этого Notes найдёт его самостоятельно по ReplicaID уже известных реплик. Для этого используется пункт контекстного меню закладки Открыть реплику->Управление списком...:

Управление списком доступных реплик базы данных

Нечто подобное, но в менее наглядной форме, проделывает и пункт меню Файл->Репликация->Найти реплику....

Упражнение 10.15

  1. Удалите с Панели закладок значок локальной и коллективной реплик какой-нибудь базы.
  2. Убедитесь, что с листа Репликатора исчезла запись репликации данной базы.
  3. Снова добавьте значок локальной реплики в закладки.
  4. Не указывая имя файла, подключите к существующей закладке коллективную реплику.
  5. Убедитесь, что на листе Репликатора появилась запись репликации данной базы.

Глава 11. Календарь и поручения

Какие возможности электронный вариант календаря способен предоставлять по сравнению с классическим?

  • свободный поиск по всему содержимому;
  • различные варианты представления данных: по дням, неделям, по степени важности, ... ;
  • интерактивность, выраженную в визуальных и аудио-напоминаниях;
  • автоматизированность: проверку пересекающихся мероприятий, заготовки типовых ответов, ... ;
  • взаимодействие с календарями других пользователей, расписаниями использования помещений и т.д.

По внешнему виду календарь на рабочем месте Notes не сильно отличается от своего бумажного аналога:

Внешний вид календаря в Notes

Коллективность и автоматическая обработка достигаются благодаря внесению календаря в состав Почтового Ящика. Так как пользовательские ПЯ полагается размещать на сервере Domino, сервер: а) берёт на себя обязанности по выполнению рутинных задач (генерация оповещений и т.д.); б) предоставляет доступ другим пользователям на основании выбранной владельцем ПЯ настройки.

Детали оформления

Окно календаря содержит большое количество значков, которые должны облегчить пользователю переход на нужную дату и удобный просмотр:

Значки в окне календаря

Упражнение 11.1

Проделайте каждую из предложенных операций одним щелчком мыши:
  1. Включите почасовую разметку для дневных расписаний.
  2. Включите 5-дневное представление рабочей недели.
  3. Перейдите к последнему дню месяца.
  4. Вернитесь к сегодняшнему дню (потребуется дополнительный щелчок мышью).
  5. Перейдите на неделю вперёд/назад.
  6. Перейдите на месяц вперёд/назад.

Создание календарной записи

Всего Notes определяет пять типов календарных записей: собрания, мероприятия, годовщины, напоминания и события (они же в форме редактирования календарной записи обозначаются как «полные дни»). Различия между ними демонстрирует следующая таблица:

ХарактеристикаСобраниеМероприятиеГодовщинаНапоминаниеСобытие
Дата началаДАДАДАДАДА
Время началаДАДАнетДАнет
Дата завершенияДАДАнетнетДА
Время завершенияДАДАнетнетнет
ПовторяемостьДАДАДАДАДА
Рассылка приглашений другим пользователямДАнетнетнетнет
Заказ помещений и прочих ресурсовДАнетнетнетнет
Публикация в качестве нерабочего времени в общедоступном расписанииДАДАДАнетДА

Новые календарные записи создаются, во-первых, через меню Создание, и во-вторых, кнопками на Панели операций: «Собрание» и «Создать». Двойной щелчок по окну календаря создаёт запись о собрании. Тип записи можно изменять непосредственно в форме редактирования через соответствующее поле:

Смена типа календарной записи

Упражнение 11.2

Начните редактировать запись о новом мероприятии, назвав его «Занятие по Notes».

Форма редактирования

В форме редактирования календарной записи используется несколько оригинальных управляющих элементов. Щелчок по иконке справа от поля ввода даты открывает миниатюрный календарь для выбора мышью, а справа от поля ввода времени – бегунок, на котором нужное время устанавливается протаскиванием или щелчком мыши:

Установка даты
Установка времени

Бегунок для ввода времени закрывается повторным щелчком по Иконка для открытия бегунка или Иконка для закрытия бегунка.

Поля «Расположение» и «Группировать» не несут никакой технической нагрузки и служат только для более удобного представления данных. Подразумевается, что если вместо темы «Орг.собрание с абитуриентами на Брянцева» вы укажете тему наподобие «Орг.собрание с абитуриентами», расположение «Брянцева» и группирование «Рабочие встречи» или «Абитуриенты», то Notes воспользуется дополнительными полями для построения более наглядных оглавлений. Существующая на данный момент версия ПЯ их для данной цели не использует. Поле «Группировать» содержит выпадающий список с набором готовых значений, но допускает ввод и вашего собственного.

Упражнение 11.3

  1. Продолжая редактирование календарной записи, заполните поля «Тема», «Начало», «Окончание», «Расположение», «Описание» и «Группировать» (введите здесь своё собственное значение, например, «УЦВТ»).
  2. Сохраните календарную запись и убедитесь, что она появилась в окне Персонального Календаря.

Оповещения

Notes в состоянии автоматически отслеживать календарные записи и напоминать пользователю об их приближении и прохождении. За указанное пользователем время до или после их наступления Notes выдаёт на экран диалоговое окно с соответствующим текстом и сопровождает его звуковой записью. Включение и настройка оповещения производится в форме редактирования на закладке «Параметры»:

Окно настройки параметров оповещения

Упражнение 11.4

  1. Создайте напоминание о том, что пора на перерыв.
  2. Установите время начала, равное текущему времени + 3 минуты.
  3. Включите визуальное и звуковое оповещение, которое должно быть выведено за одну минуту до наступления.
  4. Сохраните календарную запись.
  5. Переключите режим почасовой разметки и обратите внимание, как изменится внешний вид суточного расписания.
  6. Дождитесь оповещения.

Повторения

Для действий, носящих периодический характер, таких как дни рождения, Notes позволяет создавать за один раз множество каледнарных записей, отстоящих друг от друга на заданное количество дней, недель, месяцев или лет. Для этого в форме редактирования каледнарной записи следует отметить поле «Повторы». В форме появляется кнопка «Параметры» и автоматически выводится окно настройки:

Настройка повторений

Упражнение 11.5

Создайте периодическое событие («полный день») со следующими характеристиками:
  1. Срок действия: с завтрашнего дня по 31 декабря следующего года.
  2. Дата события: в первый и пятнадцатый день каждого месяца.
  3. События, приходящиеся на выходные дни, переносятся на ближайший день недели.
  4. Название: «Санитарный день».

Примечание: у работы с повторяющимися записями в Notes имеется существенный недостаток. Дело в том, что создав серию записей, Notes забывает об их взаимосвязанности. С этого момента редактировать их вы должны по отдельности, что, конечно же, может быть чрезвычайно неудобно, когда записей много. В этом случае рекомендуется работать с ними не через Календарь, а через оглавление ПЯ «Обсуждения», где документы группируются по заголовку. Впрочем, иногда Notes способен запоминать набор периодических событий в специальном описании, образуемом двумя документами: первый содержит описание начального события, а второй – список дат повторений:

Выбор из списка повторяющихся событий

Упражнение 11.6

  1. Создайте годовщину «Новый год» 1 января на ближайшие 10 лет.
  2. Переключитесь в раздел ПЯ «Обсуждения». Убедитесь, что все созданные календарные записи сохранены всего в двух документах.
  3. Отредактируйте предпоследнюю календарную запись, в качестве расположения указав произвольное заграничное географическое название.

Рассылка приглашений

Так как собрание или иное действие, о котором организатор договаривается с участниками, является общераспространённой ситуацией, Почтовый Ящик предлагает несколько заготовок для его организации:

  • создание календарной записи с одновременной рассылкой типовых приглашений;
  • превращение полученного приглашения в запись в в